沟通机制建立
建立联系渠道：船舶在抵达港口前，要与港口保安当局建立有效的沟通渠道，如获取港口保安当局的联系电话、甚高频（VHF）频道等。例如，通过船舶代理或者电子航海通告获取港口保安部门的 24 小时值班电话和 VHF 通信频道。
确定沟通人员：明确船舶上与港口保安当局进行沟通的人员，一般是船舶保安员或者船长。这些人员要熟悉港口的保安要求和沟通程序。例如，船舶保安员要知道在船舶靠港过程中，如何向港口保安当局报告船舶的保安情况，以及如何接收港口保安当局的指示。
信息共享内容和方式
船舶信息共享：船舶要向港口保安当局共享船舶的基本保安信息，如船舶保安计划的概要、保安等级、船上的危险货物情况等。可以通过电子文档（如电子邮件）或者在船舶靠港时提交书面报告的方式进行共享。例如，在船舶抵达港口前 24 小时，将船舶保安计划的主要内容和船上危险货物的清单发送给港口保安当局。
港口信息接收：接收港口保安当局提供的港口保安信息，如港口的保安等级、特殊保安措施、码头的安全状况等。船员要及时了解这些信息，并根据港口的保安要求调整船舶的保安措施。例如，如果港口保安当局通知港口保安等级提升，船舶要相应地加强自身的保安措施，如增加人员巡逻、检查货物装卸安全等。
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