建立清晰的沟通流程,明确与客户、船公司、报关行等各方沟通的关键节点和负责人。在接收客户委托时,详细确认货物信息,包括名称、数量、重量、体积、包装、特殊要求等,避免因信息误差导致延误。
利用多种沟通工具,如电话、邮件、即时通讯软件等,确保信息及时传达。与船公司保持密切联系,及时获取舱位、船期等信息变动通知,并迅速反馈给客户。在报关环节,提前与报关行沟通,准备齐全报关资料,积极配合解决可能出现的问题,比如海关查验时及时提供相关解释和协助。
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