明确问题：在与货代沟通前，先整理好所有相关资料，包括货物的原始包装尺寸、重量数据，货代最初的报价单以及提及体积重量计算方式的文件。通过自己测量或者委托专业机构测量，确保掌握准确的货物体积重量信息，以此作为与货代沟通的有力依据。
初次沟通：以书面邮件或者正式函件的形式联系货代，礼貌但坚定地指出他们错估体积重量的问题。详细说明货物的实际体积重量以及货代所提供数据的差异，附上准确的测量记录和计算过程。同时，明确告知对方因错估导致的额外费用金额，并要求货代给出对此问题的解释和解决方案。
协商解决方案：如果货代承认错误，与他们协商如何分担或由货代全额承担额外费用。可以提出几种可行的方案，比如货代直接退还多收取的费用，或者将这笔费用在后续的合作运费中进行抵扣。若货代对问题存在争议，要求他们提供其计算体积重量的详细依据和方法，以便进一步分析和讨论。
升级沟通：若初次沟通没有达成满意的结果，可联系货代公司的上级主管或负责人，再次阐述问题的严重性和对自身造成的损失。同时，向他们强调长期合作的重要性，希望能通过友好协商解决问题，避免对双方业务关系造成负面影响。
寻求外部协助：若与货代公司内部沟通多次仍无法解决，考虑向行业监管部门投诉，或者咨询专业律师，了解通过法律途径解决问题的可能性和具体流程。在采取这些行动之前，将所有沟通记录、相关文件整理归档，为可能的后续行动做好充分准备。
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