在海运代理合同中，对于海关查验货物时双方的配合义务和费用承担可以这样规定：

一、配合义务

1. 委托方的配合义务

• 如果海关要求对货物进行进一步的检验，如抽样检测、质量认证检查等，委托方有义务协助提供相应的设备、工具或者安排专业人员进行配合。例如，对于食品类货物，海关可能需要抽样检测微生物指标，委托方应安排能够提供合适的样品抽取设备，并协调生产厂家的技术人员提供检测所需的技术支持。

• 当海关对货物的归类、估价等问题提出疑问时，委托方要及时提供相关的解释说明和证据材料。例如，对于一些具有特殊用途的工业设备，委托方需要提供产品说明书、技术参数以及行业标准等文件，以证明海关对货物归类的准确性。

• 委托方应向海运代理方提供货物的详细、真实、准确的信息，包括货物的名称、规格、数量、价值、原产地、用途等。这些信息是海关查验的基础，对于海关顺利完成查验工作至关重要。例如，对于一批电子产品，委托方要明确说明产品的型号、具体的零部件组成、每箱的数量、整批货物的总价值以及生产地等信息。

• 委托方还需要及时提供与货物相关的商业文件，如发票、装箱单、合同副本等。这些文件可以帮助海关核实货物的真实情况，确定货物的价值是否与申报相符，以及贸易背景是否真实合法。

• 提供准确信息

• 协助海关要求的其他事项

2. 海运代理方的配合义务

• 海运代理方应安排专人在海关查验现场协助工作，负责与海关人员沟通协调，提供必要的货物运输和仓储记录等文件。例如，代理方的工作人员要能够向海关人员说明货物的装船时间、运输路线、在港口仓库的存储情况等信息，帮助海关更好地了解货物的运输过程。

• 如果海关在查验过程中需要对货物进行搬运、拆箱等操作，海运代理方要协助安排相关的人力和物力，并确保操作过程符合海关的要求和货物的特性，避免对货物造成不必要的损坏。

• 海运代理方在收到海关查验通知后，应立即以书面形式（如电子邮件、传真等）通知委托方，告知海关查验的时间、地点、预计查验的范围等信息。例如，通知中应明确 “海关将于 [具体日期] 在 [港口查验地点] 对贵方的货物进行查验，预计查验范围包括货物的包装完整性和货物的实际数量，请贵方做好相应准备”。

• 海运代理方需要协调海关查验的相关事宜，包括与港口、码头等相关部门沟通，确保查验场地、设备（如吊车、叉车等）以及人员（如码头工人）的及时到位，以保障海关查验工作能够顺利进行。

• 通知和协调义务

• 现场协助义务

二、费用承担

1. 正常查验费用的承担

• 对于海关正常的查验费用，如查验场地的占用费、基本的人工查验费等，一般由委托方承担。这些费用是海关履行监管职责过程中产生的常规费用，与货物本身的属性和贸易情况有关。合同可以明确规定 “因海关正常查验货物产生的查验场地占用费、人工查验费等常规费用由委托方承担”。

2. 额外费用的承担

• 在一些情况下，海关查验产生的额外费用可能是由于双方的共同责任造成的，如委托方提供的信息部分不准确，海运代理方在申报过程中也没有仔细核对。对于这种情况，合同可以规定双方按照一定的比例（如各承担 50%）分担额外费用。例如，“若因双方共同责任导致海关查验产生额外费用，双方应按照各自过错程度分担费用，如无法确定过错程度，则各承担 50% 的费用”。

• 如果是因为海运代理方在货物运输、申报等环节的失误（如申报信息填写错误、未及时提交必要的文件等）导致海关查验出现问题，由此产生的额外费用（如罚款、滞期费等）应由海运代理方承担。例如，代理方在填写海关申报单时，将货物的重量错误填报，导致海关重新查验并产生了货物滞期费，这笔费用应由代理方支付。

• 如果海关查验是因为委托方提供的信息不准确、文件不完整或者货物申报不实等原因导致的，那么因重新查验、延长查验时间或者采取其他补救措施而产生的额外费用（如额外的仓储费、货物的装卸费等）都应由委托方承担。合同可以规定 “若因委托方原因导致海关重新查验或者延长查验时间，由此产生的一切额外费用，包括但不限于额外的仓储费、装卸费、设备租赁费等，均由委托方承担”。

• 如果货物由于自身的特殊性质（如危险品、超大超长货物等）导致海关查验需要特殊的设备、防护措施或者专业人员，由此产生的额外费用（如租用特殊防护设备的费用、专业检测人员的服务费等）应由委托方承担。例如，对于放射性物质的查验，需要租用专业的放射性检测设备，这笔费用由委托方负责。

• 因货物特性产生的费用

• 因委托方原因产生的费用

• 因海运代理方原因产生的费用

• 双方共同责任产生的费用

海运代理合同中关于配合义务的条款应该如何制定才能确保双方的权益得到有效保障？

当遇到海关查验货物时，海运代理合同中费用承担的规定应该如何明确？

提供一些海运代理合同中关于海关查验货物的条款示例