当货物超重时，海运订舱代理需要遵循以下特殊的订舱流程和注意事项：

一、订舱流程

1. 提前沟通与信息收集

• 首先，海运订舱代理需要与客户进行详细沟通，获取货物超重的具体信息，包括超重的程度（超出正常限重多少吨）、货物的性质（是普通货物还是特殊货物，如危险品、超大件等）、货物的包装情况等。例如，如果是机械设备超重，要了解设备的尺寸、是否可以拆卸等细节。

• 收集货物的起运港和目的港信息，因为不同港口对于超重货物的规定和处理能力有所不同。比如，一些小型港口可能对超重货物的装卸设备有限制，而大型枢纽港口则有更强大的起重设备来处理超重货物。

2. 向船公司咨询和申请

• 联系船公司，询问其对于超重货物的订舱政策。船公司会根据船舶的结构、载重能力以及航线规定等来确定是否接受超重货物的订舱。代理需要向船公司提供准确的货物重量、尺寸等信息，以便船公司评估。

• 如果船公司同意订舱，可能会要求提供额外的文件，如超重货物的安全评估报告（对于一些可能影响船舶稳定性的超重货物）、加固方案（针对超重可能导致的运输风险）等。代理需要协助客户准备这些文件，并及时提交给船公司。

• 船公司在审核通过后，会为超重货物安排特殊的舱位，通常是在船舶底部等承载能力较强的位置，并且可能会收取超重附加费。订舱代理需要与船公司确定超重附加费的金额、计算方式以及支付方式。

3. 协调港口操作相关事宜

• 在起运港，订舱代理需要与港口方面沟通，确保港口有足够的装卸设备来处理超重货物。例如，需要提前预订超重吊车或其他特殊的装卸工具。如果港口没有合适的设备，可能需要安排将货物转运到有相应设备的港口进行装卸。

• 对于目的港，也要提前通知相关方货物超重的情况，以便目的港能够做好接收准备，包括安排合适的卸货设备和运输工具。同时，要告知客户目的港可能收取的超重相关费用，如超重货物的码头操作费、内陆运输附加费等。

二、注意事项

1. 船舶安全考虑

• 要注意超重货物对船舶安全的影响。船舶有其设计的载重线和稳性要求，超重货物可能会改变船舶的重心，影响船舶的稳定性。订舱代理需要确保船公司对超重货物的配载进行了合理的计算，并且在运输过程中能够保证船舶的安全。

• 对于一些超重且体积较大的货物，要关注船舶的舱口尺寸和货舱空间是否能够容纳。如果货物无法顺利装进舱内，可能会导致船舶无法正常航行或者需要进行特殊的装载操作，增加运输风险和成本。

2. 运输合同条款

• 仔细审查运输合同中关于超重货物的条款。合同中应明确各方在超重情况下的责任，包括船公司、订舱代理、托运人和收货人。例如，要明确在运输过程中因超重导致的船舶损坏、货物损失等责任的划分。

• 确保合同中注明了超重附加费的收取标准和支付方式，避免在运输过程中出现费用争议。同时，要注意合同中关于货物保险的条款，由于超重货物的运输风险相对较高，可能需要适当调整保险金额和保险范围。

3. 法规与限制

• 遵守国内外港口和航运的相关法规。不同国家和地区对于超重货物的运输有不同的规定，例如，有些国家可能对超重货物的公路运输有限制，在货物从港口运往内陆目的地时可能会受到影响。订舱代理需要了解这些规定并确保货物的运输符合要求。

• 注意国际海事组织（IMO）等国际机构对于超重货物的安全和环保规定。例如，对于超重的危险品货物，需要严格按照 IMO 的危险品运输规则进行包装、标记和运输，以确保海上运输安全和防止环境污染。