对于需要外部供应商提供原材料或零部件的订单，要和供应商建立定期的沟通渠道。在订单下达后，及时向供应商确认他们是否收到订单，预计发货时间等。例如，通过电话或者电子邮件，要求供应商在收到订单后的 24 小时内回复确认信息，包括预计的生产和发货日期。

定期跟进供应商的生产进度。可以要求供应商每周提供一份生产进度报告，报告中应包含原材料采购进度、生产工艺阶段、质量检测情况等内容。对于关键的原材料供应商，甚至可以安排实地考察，确保他们的生产进度和质量符合要求。

定期召开生产会议是很重要的方式。可以是每周一次或者根据订单的紧急程度和生产周期来确定会议频率。在会议上，与生产部门负责人、车间主管等直接交流，详细了解每个订单在生产环节的进度，包括原材料采购进度、生产工艺的执行情况、预计完成时间等。例如，对于一个大型机械产品的订单，在生产会议上可以询问零部件的加工是否按计划进行，组装环节是否有遇到技术难题等。

除了正式会议，还需要保持日常的沟通。可以通过即时通讯工具或者内部办公软件，随时和生产线上的关键人员联系。比如，发现某个订单的原材料可能延迟到货，及时询问生产部门是否会影响生产进度，以及他们有什么应对措施。

与生产部门沟通：

与供应商沟通（如果涉及外包部分）：

在生产过程中，如果出现任何问题，如机器故障、原材料质量问题、人员短缺等，及时记录在表格中。同时，记录针对这些问题采取的解决措施和预计解决时间。例如，记录因一台关键设备故障导致生产停滞，采取的措施是紧急维修，预计维修时间为 2 天，这样可以清楚地看到问题对生产进度的影响。

将生产过程分解为多个关键阶段，如原材料采购、下料加工、零部件组装、质量检测、包装等。对于每个阶段，记录计划开始时间、计划完成时间和实际进度情况。比如，一个电子产品订单，计划在 3 月 1 日开始采购原材料，3 月 5 日完成，在表格中就可以记录实际采购完成时间是 3 月 4 日还是延迟到了 3 月 6 日等情况。

包括订单编号、客户名称、产品名称、订单数量、交货日期等基本内容。这些信息可以方便快速定位和识别每个订单，在查看进度时一目了然。例如，当有客户询问订单进度时，通过订单编号可以迅速在表格中找到对应的订单信息。

订单基本信息栏：

生产进度分解栏：

问题记录与解决栏：

在生产的关键节点，如首批产品下线、重要零部件组装完成等时刻，一定要到现场检查。在这些节点，可以检查产品是否符合质量标准，是否和客户的要求一致。例如，对于汽车零部件订单，在首批零部件组装完成后，检查其尺寸精度、外观质量等是否符合设计要求，避免后续出现大规模的质量问题而影响生产进度。

根据订单的重要性和复杂程度，安排定期的生产现场巡查。对于大型订单或者新客户的首批订单，每周至少到生产现场查看一次。在现场，直接观察生产设备的运行情况、工人的工作状态、产品的生产质量等。例如，查看服装生产车间，检查缝纫机是否正常工作，工人是否按照标准的工艺进行裁剪和缝制，生产出来的服装是否有明显的质量问题等。

定期巡查：

关键节点检查：

对于一些高端制造企业，利用物联网技术可以实现对生产设备和产品的实时跟踪。通过在生产设备上安装传感器，可以收集设备的运行数据，如温度、压力、运行速度等，当设备出现异常时可以及时预警。对于产品，也可以通过在产品或包装上安装智能标签，实现产品在生产线上的位置跟踪和状态监控。例如，在智能家电的生产过程中，通过物联网技术可以实时监控产品在各个生产车间的位置和检测情况。

许多企业使用生产管理软件来跟踪订单生产进度。这些软件可以实时记录每个生产环节的数据，如原材料库存的减少、在制品的数量变化、成品的入库时间等。通过软件，可以生成各种进度报表，如订单进度甘特图，直观地展示每个订单的生产进度和预计完成时间。例如，企业资源计划（ERP）系统可以整合采购、生产、销售等多个环节的数据，外贸跟单人员可以通过系统随时查看订单在各个环节的进度。