一、接单与订舱前准备

1. 接收委托

• 货代接到客户（发货人）的出口委托后，需要详细了解货物的信息。包括货物名称、性质（是否为危险品、易碎品等）、重量、体积、包装形式（纸箱、木箱、托盘等）、运输要求（如是否需要冷藏）以及预计发货时间等。

• 同时，要明确客户的贸易条款，如 FOB（离岸价）、CIF（到岸价）、CFR（成本加运费）等，因为不同的贸易条款决定了货代在运输过程中的责任和费用划分。例如，在 CIF 条款下，货代除了安排运输，还需要负责购买保险。

2. 审核文件

• 货代需要审核客户提供的相关文件。主要包括商业发票，用于确定货物的价值、交易细节；装箱单，明确货物的包装规格和数量；报关委托书（如果需要货代办理报关），授权货代代理报关事务；还有出口许可证（对于某些受管制的商品）等。确保这些文件的信息准确、完整，符合海关和船公司的要求。

3. 确定运输计划

• 根据货物信息和客户要求，货代开始规划运输方案。这包括选择合适的船公司、船舶航线、航班时间以及集装箱类型（普通干货箱、冷藏箱、开顶箱等）。例如，如果是易腐货物，就需要选择有冷藏设备的船舶和相应的冷藏集装箱，并确保船舶的航期能够满足货物的时效性要求。

二、订舱环节

1. 向船公司订舱

• 货代以自己的名义或发货人的名义向船公司订舱。订舱时需要向船公司提供订舱委托书，委托书内容包括发货人、收货人、通知方的详细信息、货物描述、集装箱数量和类型、装卸港、预计装船日期等。船公司收到订舱委托后，会根据船舶的舱位情况进行确认。

• 对于一些热门航线或者运输旺季，船位可能比较紧张。货代需要提前与船公司沟通，争取订到合适的舱位。如果船公司接受订舱，会向货代发放订舱确认书，其中包含订舱号、船名、航次、提单号等重要信息。

2. 安排提箱（如果需要）

• 如果客户没有自备集装箱，货代需要安排从船公司指定的堆场提箱。货代向堆场发送提箱指令，堆场在收到指令后会准备好相应的集装箱，并通知货代或卡车司机前往提取。提箱时，需要支付提箱押金或者相关的堆场费用。

三、货物运输与装箱

1. 安排内陆运输（卡车 / 铁路运输）

• 货代安排车辆将货物从发货人仓库运输到指定的装箱地点（如港口码头、集装箱货运站等）。如果是长途运输，可能会采用铁路运输。在运输过程中，要确保货物的安全，避免货物受损、丢失或者延误。

• 对于一些特殊货物，如超大件、超重货物，需要使用特殊的运输车辆和装卸设备，并且要提前办理相关的运输许可手续。例如，对于超宽的大型机械设备，需要向交通管理部门申请特殊运输许可，在运输过程中还要安排警车护送等措施，确保运输安全。

2. 货物装箱

• 在装箱地点，工作人员按照一定的规则将货物装入集装箱。对于普通货物，要注意合理积载，避免货物损坏。例如，重货在下、轻货在上，防止重压损坏轻货；同时，要考虑货物的稳定性，避免在运输过程中因船舶摇晃而使货物倒塌。

• 如果是拼箱货物（LCL），货代需要将多个客户的货物集中在一个集装箱内。此时，货代要负责对货物进行分类、整理，并制作拼箱清单，详细记录每个客户货物的位置和数量，以便在目的港准确拆箱交付。

四、报关与报检（如果需要）

1. 报关

• 货代在装船前需要为客户办理报关手续（在 FOB 等贸易条款下，也可能是由收货人指定的货代负责报关）。报关时，货代需要向海关提交报关单、商业发票、装箱单、提单副本、出口许可证（如有）等文件。海关会对货物进行查验，核实货物的申报内容是否真实、准确，是否符合国家的出口管制政策。

• 货代要确保报关文件的准确性，及时回答海关的询问。如果海关对货物进行查验，货代要配合海关安排查验场地、提供必要的查验设备和人员协助。查验合格后，海关会在报关单上盖章放行，货物可以装船出口。

2. 报检（对于需要法定检验的货物）

• 对于一些法定检验的商品，如动植物产品、食品、医疗器械等，货代需要在报关前办理报检手续。向出入境检验检疫机构提交报检单、合同、发票、装箱单等文件，申请检验检疫。检验检疫机构会对货物进行检验或检疫，检查货物是否符合卫生、安全、质量等标准。

• 检验合格后，检验检疫机构会发放检验检疫证书，该证书是货物报关的必备文件之一。如果检验不合格，货物需要进行整改或者不能出口。

五、装船与运输

1. 装船

• 在船舶到港并完成装货准备后，货代安排将集装箱装上船舶。港口码头的工作人员使用起重机等设备将集装箱吊装到船舶的指定舱位。在装船过程中，货代要监督装船进度，确保所有货物都能按时、准确地装上船舶。

• 装船完成后，船公司会签发大副收据（Mate's Receipt），大副收据是船公司收到货物的凭证。货代可以凭大副收据向船公司换取提单。

2. 海上运输

• 船舶按照预定的航线航行，在运输过程中，船公司会负责船舶的安全航行和货物的保管。货代需要跟踪船舶的航行状态，及时向客户反馈船舶的位置、预计到达目的港时间等信息。例如，通过船公司的在线跟踪系统或者卫星定位系统获取船舶的实时位置，以便在出现异常情况（如恶劣天气、船舶故障等）时能够及时通知客户并采取相应的措施。

六、目的港操作与交付

1. 目的港通知与准备

• 在船舶即将到达目的港时，货代（或船公司）要提前通知收货人，告知预计到达时间、提货地点等信息。同时，货代需要在目的港安排好相应的服务，如对于整箱货（FCL），要安排集装箱的卸船和堆场存放；对于拼箱货，要准备好拆箱场地和人员。

• 收货人在收到通知后，需要准备好提货文件，如提单、提货单等，以便顺利提货。如果是进口报关需要，收货人还要准备好进口报关单、商业发票、装箱单等文件进行报关。

2. 目的港卸货与交付

• 船舶到达目的港后，港口码头工作人员将集装箱从船舶上卸下，存放在指定的堆场或者货运站。对于整箱货，收货人凭提单等文件到堆场提取集装箱；对于拼箱货，货代在货运站将货物从集装箱中取出，按照拼箱清单将各个客户的货物分别交付给收货人。

• 在交付货物过程中，要检查货物是否有损坏或短少情况。如果发现问题，要及时按照相关规定进行处理，如记录货损情况、通知保险公司（如果有投保）、与船公司协商赔偿等。