谨慎措辞：在通知中使用客观、中立、谨慎的措辞，避免对政治事件进行主观评价或发表敏感言论。只陈述事实，如 “因 [具体政治事件名称] 发生，导致 [港口名称] 相关业务受到影响，进而造成船期变动” ，不涉及任何政治立场和观点。
明确变动信息：清晰准确地告知船期变动的具体情况，包括原船期和变更后的船期，如 “原预计装船时间为 [原 ETD]，现变更为 [新 ETD]；原预计到达时间为 [原 ETA]，现变更为 [新 ETA]” ，让相关方能够迅速了解船期的变化。
说明影响原因：简要说明政治事件对船期产生影响的具体原因，如港口关闭、运输线路受限、政策调整等，如 “受 [政治事件导致的具体影响因素] 影响，船舶无法按原计划停靠港口和航行，所以船期做出相应调整” ，帮助相关方理解船期变动的根源。
提供后续信息：告知相关方后续的应对措施和可能的发展情况，如公司正在密切关注事件发展，积极与相关方面沟通协调，一旦有新的进展将及时通知等，“我们将持续关注事件动态，积极采取措施保障货物运输，如有新的消息，会第一时间通知您” ，缓解相关方的焦虑情绪 。
确保信息安全：在传递通知过程中，注意信息安全，避免敏感信息被不当获取或传播。如果通过邮件发送，要确认邮件加密设置正确；若涉及敏感信息交流，可采用安全的通信渠道。
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