及时发送通知：一旦确定船期因海关检查延误，立即通过邮件、短信等方式通知货主，确保货主第一时间了解情况。邮件主题突出 “船期因海关检查延误通知 - [船名] - [航次]” 。
说明延误原因：在通知中详细说明船期延误是由于海关检查，解释海关检查的原因和大致流程，如 “因海关对该批次货物进行例行查验，查验过程中发现部分文件需要进一步核实，导致船舶无法按时离港，从而造成船期延误” ，让货主理解延误的原因。
告知延误时间：明确告知货主预计的延误时间，以及新的预计装船时间（如有变动）和预计到达时间，如 “预计船期将延误 [X] 天，原预计装船时间 [原 ETD] 现调整为 [新 ETD]，原预计到达时间 [原 ETA] 现调整为 [新 ETA]” ，帮助货主调整后续计划。
提供协助与支持：主动表示愿意为货主提供协助，如协助货主与海关沟通了解检查进度、提供相关文件的指导等，“我们会密切关注海关检查进展，如有需要，我们将协助您与海关沟通协调，及时为您提供最新信息” ，缓解货主的担忧。
保持沟通更新：在海关检查期间，持续关注检查进度，及时向货主更新最新情况。如海关检查有新的进展或船期有进一步变动，立即通知货主，保持信息的连贯性和及时性。
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