明确告知拥堵情况：在船期通知中清晰说明港口拥堵的现状，如 “目前 [港口名称] 正面临严重拥堵，船舶排队等待靠泊的时间较长” ，让相关方对港口的实际情况有直观认识。
阐述影响程度：详细阐述港口拥堵对船期的具体影响，包括预计装船时间、预计到达时间的延误情况，如 “受港口拥堵影响，预计装船时间将推迟 [X] 天，原预计 [原 ETD]，现调整为 [新 ETD]；预计到达时间也将相应延迟 [X] 天，原预计 [原 ETA]，现调整为 [新 ETA]” ，使相关方了解船期变动的幅度。
提供动态信息获取方式：告知相关方获取港口拥堵动态信息的渠道，如港口官方网站、物流管理系统的实时更新功能或特定的咨询电话等，让他们能够及时了解港口拥堵情况的变化，以便调整自身计划。例如 “您可通过 [港口官方网站链接] 或我们的物流管理系统（登录 [系统网址]，输入账号密码即可查看）获取最新的港口拥堵及船期动态信息” 。
表达应对措施：说明公司为应对港口拥堵所采取的措施，如提前预订港口泊位、与港口协调加快作业进度等，增强相关方对问题解决的信心，如 “我们已积极与港口管理部门沟通协调，争取优先安排我们的船舶靠泊作业，同时优化货物装卸流程，以最大程度减少延误对您的影响” 。
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