系统选型与对接：选择具备自动化通知功能的物流管理系统，确保其能与公司的邮件系统、短信平台等有效对接。在选型时，评估系统对不同格式数据的兼容性、通知模板的定制灵活性以及系统的稳定性等。
数据录入与维护：在物流管理系统中准确录入船期相关信息，包括船舶信息、货物信息、港口信息、时间信息等，并及时更新数据，保证数据的准确性和时效性。建立数据审核机制，避免错误数据进入通知发送流程。
通知模板设置：在系统中根据船期通知的格式和内容要求，定制通知模板。模板中可设置变量，如船名、航次、ETD、ETA 等，系统会根据录入的数据自动填充这些变量，生成个性化的通知内容。同时，设置好通知的发送渠道（如邮件、短信）、收件人字段等。
触发条件设定：根据业务流程，设定船期通知的自动化触发条件。例如，当船期信息录入完成并审核通过后，系统自动触发通知发送；或者在临近预计装船时间的特定时间段，系统自动发送提醒通知。确保触发条件合理，避免过早或过晚发送通知。
测试与优化：在正式使用自动化发送功能前，进行充分的测试。发送测试通知，检查通知内容的准确性、格式的规范性以及发送渠道的畅通性。根据测试结果，对系统设置和通知模板进行优化调整。在使用过程中，持续关注自动化发送情况，及时处理出现的问题。
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