统一时间标准：在船期通知中，所有涉及的时间信息应统一采用国际标准时间（UTC，Coordinated Universal Time）或一个特定的参考时区时间进行表述，避免因使用不同时区时间造成混淆。例如，注明 “所有时间均为 UTC 时间” ，并在括号内简要说明与当地时间的换算关系，如 “（当地时间为 UTC + 8 小时，即北京时间）” 。
明确标注时间对应的地点：对于每个时间点，都要明确标注其对应的地点，如 “预计装船时间（ETD，新加坡当地时间）：2025-05-15 10:00” ，让客户清楚了解该时间是哪个地区的时间，便于他们根据自身所在时区进行换算和理解。
提供时区换算工具或说明：为了方便客户进行时区换算，可以在船期通知中提供一些时区换算工具的链接，如在线时区换算网站；或者简单说明时区换算的方法，如 “从 [装货港时区] 到 [卸货港时区]，时间相差 [X] 小时，计算时需根据具体情况进行调整” 。
考虑不同地区的工作时间：在安排与客户沟通船期相关事宜时，要充分考虑不同地区的工作时间差异，避免在客户非工作时间联系，影响沟通效果。例如，在发送通知或打电话时，选择客户当地的工作时间，提高信息传达的效率和客户的响应度。
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