及时获取准确信息：与船运公司、港口管理部门保持密切联系，及时了解天气变化对船期的具体影响，获取准确的延误时间和预计恢复航行时间等信息。
快速通知相关方：通过多种渠道，如电子邮件、短信、电话等，迅速将船期延误通知发送给客户、货代、港口等所有相关方。邮件主题明确注明 “因天气原因船期延误通知 - [船名] - [航次]” 。
详细说明原因和情况：在通知中详细解释因天气原因导致延误的具体情况，如恶劣的暴风雨、大雾等天气条件，以及这些天气对船舶航行安全和港口作业的影响，让相关方理解延误的不可避免性。
提供最新时间信息：明确告知相关方新的预计装船时间、预计到达时间等关键时间节点，根据天气变化和船舶动态，及时更新这些时间信息，并保持与相关方的沟通。
表达歉意和关注：在通知中诚恳地向相关方表达歉意，说明公司正在密切关注天气变化和船舶动态，会尽最大努力减少延误对各方造成的影响，展现对客户和合作伙伴的重视和负责态度。
协助解决问题：主动与相关方沟通，了解他们因船期延误可能面临的问题和困难，如仓储安排、生产计划调整等，并提供力所能及的协助和建议，共同应对船期延误带来的影响。
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