明确沟通流程：制定详细的船期调整信息传递流程，明确从信息收集、审核、发布到接收反馈的各个环节和责任部门。例如，由调度部门负责收集船期调整信息，经过运营管理部门审核后，通过专门的信息发布平台或内部通讯系统发送给相关部门和人员。
建立信息共享平台：搭建一体化的内部信息共享平台，如企业资源计划（ERP）系统或专门的航运管理信息系统。所有与船期相关的信息都集中在平台上进行管理和更新，各部门可以实时获取最新信息，避免信息不一致和传递不及时的问题。
定期培训与沟通会议：定期组织内部培训，提高员工对船期调整信息重要性的认识和信息传递的准确性。同时，召开船期调整沟通会议，让涉及船期调整的各个部门（如调度、客服、运营、商务等）共同参与，及时沟通问题，协调工作，确保信息在各部门之间顺畅传递。
反馈与监督机制：建立信息反馈机制，接收信息的部门和人员在收到船期调整信息后，及时进行确认和反馈。同时，设立监督岗位或小组，对信息传递过程进行监督，检查信息是否准确、及时传达，对出现的问题及时进行纠正和处理。
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