一、商业发票（Commercial Invoice）

（一）制作前的准备

1. 收集信息

• 合同信息：仔细查阅贸易合同，获取买卖双方的名称、地址、联系方式等基本信息，以及商品的名称、规格、数量、价格条款等内容。例如，合同中规定买方为 ABC Company，地址是 123 Main Street, New York，卖方为 XYZ Corporation，地址是 456 Industrial Avenue, Shanghai。商品是某种型号的电子产品，数量为 1000 件，价格条款是 FOB Shanghai。

• 货物信息：明确货物的实际发货情况，包括货物的实际数量、包装形式、净重、毛重等。如果在生产或包装过程中有数量或规格的变化，要及时记录并在发票中体现。例如，实际发货数量为 1000 件，每件产品的净重为 0.5 千克，毛重为 0.6 千克，包装为纸箱，每箱装 10 件。

• 运输信息：了解运输细节，如运输方式、装运港、目的港、船名（如果是海运）或航班号（如果是空运）等。这些信息可能会在发票中作为参考信息注明，也有助于确定价格条款中的费用划分。例如，运输方式是海运，装运港是上海港，目的港是洛杉矶港，船名为 “Evergreen”。

（二）制作步骤

1. 发票抬头和编号

• 抬头：在发票的上方，分别填写卖方和买方的名称、地址、联系方式等信息。确保信息准确无误，与合同和其他相关文件一致。例如，卖方信息：XYZ Corporation，456 Industrial Avenue, Shanghai, China. Tel: +86 - 21 - 12345678；买方信息：ABC Company，123 Main Street, New York, USA. Tel: +1 - 212 - 87654321。

• 编号：为发票编制唯一的编号，方便管理和查询。编号可以根据企业自己的编号规则，通常包含年份、月份、序列号等信息。例如，发票编号为 INV202411001，表示 2024 年 11 月开具的第 1 份发票。

2. 发票日期

• 填写发票的开具日期，一般应在货物装运日期之前或当天。日期格式要符合国际惯例，通常为 “日 / 月 / 年” 或 “月 / 日 / 年” 的格式。例如，11/11/2024 或 2024/11/11。

3. 商品描述和数量

• 商品名称和规格：详细列出商品的名称和规格，与合同中的商品条款一致。对于复杂的商品，要尽可能详细地描述其型号、功能、尺寸等参数。例如，商品名称：Smartphones Model XYZ，规格：Screen Size 6.5 inches, RAM 8GB, Storage 128GB, etc.

• 数量：注明商品的数量，要与实际发货数量相符。数量单位要明确，如件（pcs）、套（sets）、千克（kg）等。例如，数量：1000 pcs。

4. 价格条款和单价 / 总价

• 价格条款：在发票中明确价格条款，如 FOB、CIF、FCA 等，并注明对应的装运港或交货地点。例如，价格条款：FOB Shanghai。

• 单价和总价：分别填写商品的单价和总价。单价要根据价格条款和合同约定计算，总价等于单价乘以数量。如果有多种商品，要分别列出每种商品的单价和总价，然后计算出总金额。例如，单价：$100/pc，总价：$100,000（1000 pcs × $100/pc）。

5. 包装和运输信息（如有需要）

• 包装形式和数量：说明商品的包装形式和包装数量。例如，包装形式：Cartons，包装数量：100 cartons（每箱 10 件，共 100 箱）。

• 运输细节：可以在发票底部或其他适当位置注明运输方式、装运港、目的港、预计发货日期和预计到达日期等运输信息。例如，运输方式：By Sea，装运港：Shanghai Port，目的港：Los Angeles Port，预计发货日期：11/11/2024，预计到达日期：12/01/2024。

6. 签名和盖章

• 发票通常需要卖方加盖公司公章或业务专用章，并由授权代表签字。签字盖章表示发票的真实性和有效性。例如，在发票的底部，加盖 “XYZ Corporation” 的公章，并由授权人 “John Smith” 签字。

二、装箱单（Packing List）

（一）制作前的准备

1. 基于发票信息

• 装箱单的很多信息来源于商业发票，如买卖双方的名称、地址、发票编号、商品名称和规格、数量等。在制作装箱单之前，要确保已经完成商业发票的制作，并且信息准确无误。

2. 核对货物包装细节

• 实地检查货物的包装情况，包括包装材料、包装尺寸、每件包装内的货物数量、包装的标记和编号等。这些细节信息将在装箱单中详细列出，是海关查验和收货人核对货物的重要依据。例如，检查发现货物用纸箱包装，纸箱尺寸为 50cm×40cm×30cm，每个纸箱内装 10 件产品，纸箱上有唛头标记 “ABC - 12345 - LA - NO.1 - 100”（表示收货人代号、合同号、目的港洛杉矶、件数编号从 1 到 100）。

（二）制作步骤

1. 装箱单抬头和编号

• 抬头：与商业发票类似，在装箱单的上方填写买卖双方的名称、地址等基本信息。确保信息与发票一致，以保持单证的连贯性。例如，卖方信息：XYZ Corporation，456 Industrial Avenue, Shanghai, China. Tel: +86 - 21 - 12345678；买方信息：ABC Company，123 Main Street, New York, USA. Tel: +1 - 212 - 87654321。

• 编号：装箱单编号可以与发票编号相关联，也可以单独编号。如果关联编号，可以在编号中体现与发票的关系，如 PL202411001 - INV（表示与发票 INV202411001 相关的装箱单）。

2. 装箱单日期

• 装箱单日期一般与发票日期相同或接近，且应在货物装箱日期之后。日期格式与发票日期一致，例如，11/11/2024。

3. 商品描述和包装细节

• 商品名称和规格：再次列出商品的名称和规格，与发票保持一致。这有助于收货人在收货时核对货物是否符合要求。例如，商品名称：Smartphones Model XYZ，规格：Screen Size 6.5 inches, RAM 8GB, Storage 128GB, etc.

• 包装形式和尺寸：详细描述包装的形式和尺寸。例如，包装形式：Cartons，纸箱尺寸：50cm×40cm×30cm。

• 每件包装内的货物数量和总包装数量：注明每个包装内装有的货物数量和总的包装数量。例如，每件包装内数量：10 pcs，总包装数量：100 cartons。

4. 毛重、净重和体积

• 毛重：计算并填写每个包装的毛重和所有包装的总毛重。毛重包括商品本身重量和包装材料的重量。例如，每个纸箱毛重：6 kg，总毛重：600 kg（100 cartons × 6 kg/carton）。

• 净重：填写每个包装的净重和总净重。净重是商品本身的重量。例如，每个纸箱净重：5 kg，总净重：500 kg（100 cartons × 5 kg/carton）。

• 体积：计算每个包装的体积和总体积。体积通常根据包装的长、宽、高计算。例如，每个纸箱体积：0.06 m³（0.5m×0.4m×0.3m），总体积：6 m³（100 cartons × 0.06 m³/carton）。

5. 唛头和包装编号

• 填写包装上的唛头信息和包装编号。唛头是货物在运输过程中的识别标志，包装编号有助于收货人清点货物。例如，唛头：ABC - 12345 - LA - NO.1 - 100，包装编号从 1 到 100。

6. 签名和盖章（如有需要）

• 根据企业的规定或客户的要求，装箱单可能需要卖方加盖公章或业务专用章。有些情况下，虽然不强制要求盖章，但签名可以增加单证的可信度。例如，在装箱单的底部，加盖 “XYZ Corporation” 的公章或由授权人 “John Smith” 签字。