一、基本单证介绍

1. 商业发票（Commercial Invoice）

• 内容构成：商业发票是出口商向进口商开立的售货证明，主要包含卖方和买方的信息（公司名称、地址等）、发票号码、发票日期、产品或服务的描述（名称、规格、数量、单价、总价）、交货条件（如 FOB、CIF 等）等内容。例如，一份服装出口的商业发票，会详细列出服装的款式、尺码、颜色、每件单价和总金额。

• 作用：它是买卖双方记账的凭证，也是进口商报关缴税的重要依据。同时，在一些国家，商业发票还可用于证明货物的价值，以便保险索赔等。

2. 装箱单（Packing List）

• 内容要点：装箱单主要用于说明货物的包装情况，包括包装材料、包装方式（如每箱装多少件产品）、箱数、毛重、净重等信息。例如，对于电子产品的装箱单，会注明每箱电子产品的数量、单个产品和整箱的重量，以及箱子的尺寸等。

• 重要性：它有助于进口商了解货物的包装细节，方便货物的装卸、储存和运输过程中的计数。同时，海关也可能会根据装箱单来核对货物的实际情况。

3. 提单（Bill of Lading） - 海运常用

• 种类和性质：提单分为记名提单、指示提单和不记名提单。它是货物收据，证明承运人已接收货物；也是运输契约的证明，规定了承运人和托运人之间的权利和义务；还是物权凭证，合法的提单持有人可以在目的港提取货物。例如，在指示提单中，提单可以通过背书转让，使货物的所有权发生转移。

• 提单内容：包括托运人、收货人、通知方的信息，船名、航次、装货港、卸货港，货物的描述（与商业发票一致），提单的签发日期等。

二、单证制作流程与要点

1. 准备阶段

• 收集信息：在制作单证之前，要从销售合同、订单确认书等文件中收集准确的交易信息，包括买卖双方的详细信息、产品信息、价格条款、交货条款等。例如，根据合同中的产品规格要求填写商业发票和装箱单中的产品描述部分。

• 确定单证格式：不同的贸易对象或运输方式可能对单证格式有不同的要求。一般可以参考国际惯例（如 UCP600 对于信用证业务下的单证要求）或客户的特殊要求来确定单证格式。例如，某些客户可能要求商业发票使用他们指定的模板。

2. 制作过程

• 托运人信息填写出口商的名称和联系方式，收货人信息根据合同和支付方式确定（如在 L/C 下，按照信用证要求填写）。通知方一般是进口商或其指定的代理人。

• 准确填写船名、航次、装货港和卸货港。货物描述部分要与商业发票和装箱单一致，包括货物名称、数量、包装等。提单的签发日期要在货物装船日期之后，且不能晚于信用证规定的最迟装运日期（如果是信用证支付方式）。

• 首先填写装箱单的表头信息，包括卖方名称、装箱单编号、日期等。

• 详细描述包装情况，如包装材料（纸箱、木箱等）、包装规格（长、宽、高尺寸）。按照包装顺序，逐一列出每个包装单位（箱、袋等）内的产品数量、毛重和净重。最后计算出总的箱数、毛重和净重。

• 填写卖方和买方的公司名称、地址、联系方式等信息，确保准确无误。这些信息要与合同和其他相关文件一致。

• 按照产品实际销售情况填写发票号码、日期、产品名称、规格、数量、单价和总价等内容。对于有多种产品的情况，要详细列出每种产品的信息，并且计算好总价和总金额。

• 注明交货条件（如 FOB、CIF 等）和支付条款（如 T/T、L/C 等），这对于明确双方责任和费用划分非常重要。

• 商业发票制作：

• 装箱单制作：

• 提单制作（海运为例）：

3. 审核阶段

• 内部审核：制作完成单证后，要进行内部审核。检查单证之间的数据是否一致，如商业发票中的产品数量、金额与装箱单、提单中的相关内容是否相符。同时，检查单证的格式是否符合要求，是否有遗漏或错误的信息。例如，检查提单上的发货人名称是否与商业发票上的卖方名称一致。

• 客户审核（如果需要）：对于一些重要客户或信用证业务，可能需要将单证先发送给客户进行审核。客户可能会提出修改意见，根据意见及时修改单证，确保单证符合客户和贸易流程的要求。

三、单证的流转与使用

1. 出口环节

• 报关用单证：出口商需要将商业发票、装箱单、报关单等单证提交给海关，用于报关。海关会根据这些单证核对货物的实际情况，如货物的数量、价值、性质等，以确定是否允许货物出口，并征收相应的关税（如果有）。

• 装船用单证：在货物装船时，托运人需要将提单、装箱单等单证交给承运人。承运人会根据提单的内容接收货物，并在装船后签发已装船提单。

2. 进口环节

• 提货用单证：进口商在收到提单等相关单证后，需要凭提单到目的港的船公司代理处办理提货手续。船公司在确认提单的真实性和合法性后，会放货给进口商。同时，进口商还需要商业发票、装箱单等单证用于报关进口，海关会根据这些单证核对货物，征收进口关税等。

• 结算用单证：如果是信用证支付方式，开证行在收到符合信用证要求的单证后，会向出口商付款。进口商在收到货物并确认单证无误后，会向开证行赎单，完成整个结算过程。

四、常见问题及解决方法

1. 单证不符问题

• 原因分析：可能是制作过程中的粗心大意，如数据录入错误、单证之间信息不一致；也可能是对贸易条款或客户要求理解有误。例如，提单上的货物描述与商业发票稍有差异，或者信用证要求的单证格式没有完全遵守。

• 解决方法：一旦发现单证不符，要尽快修改单证。如果是在提交给银行（信用证业务）或海关之前发现，及时更正即可。如果已经提交，要及时与相关方（如银行、海关、客户）沟通，说明情况并提供正确的单证。在信用证业务中，单证不符可能会导致银行拒付，此时需要与进口商协商，看是否可以接受不符点或采取其他补救措施。

2. 单证丢失问题

• 应急措施：如果单证丢失，首先要确定丢失的单证类型。对于提单丢失，需要向承运人申请补发提单。一般需要提供相关证明文件，如提单副本、发货人保函等。对于其他单证丢失，如商业发票、装箱单，可以重新制作并加盖公司公章，注明 “副本” 字样，同时要向相关方（如海关、客户）说明情况。

• 预防措施：做好单证的备份工作，无论是电子备份还是纸质备份。在单证传递过程中，要选择可靠的快递或运输方式，并且跟踪单证的运输状态，确保单证安全到达目的地。