在海运代理合同中，明确双方在处理货物索赔时的合作与分工至关重要，这有助于高效解决问题，维护双方的利益。以下是一些可以考虑包含在合同中的条款：
一、通知义务
货主（委托人）的通知责任
货主应在发现货物可能存在索赔情况后的 [具体时长，如 48 小时] 内，以书面形式（包括电子邮件等可追溯的方式）通知海运代理人。通知内容应包括货物基本信息（如提单号、货物名称、数量、装船港和卸船港等）、可能的损失或损坏情况的详细描述、发现问题的时间和地点等。
例如，如果是一批电子产品在卸货后发现部分包装破损，货主应在发现后的规定时间内告知代理人，内容包括电子产品的品牌型号、包装破损的大致比例、是在码头仓库还是在运输至最终目的地的途中发现等细节。
海运代理人的通知责任
海运代理人在收到货主的索赔通知后，应在 [X] 个工作日内，将该情况通知相关的承运人（船公司）、实际承运人（如涉及转运等情况）、码头运营商、仓库保管人等可能涉及的第三方责任主体。通知内容应包括货主提供的相关信息以及海运代理人在运输环节中掌握的额外细节，如货物在运输过程中的操作记录等。
比如，海运代理人要告知承运人货物在卸船后的初步检查情况，包括是否有明显的装卸不当迹象等，同时向码头运营商询问货物在码头期间的存储条件等相关信息。
二、证据收集分工
货主的证据收集义务
货主应负责收集与货物本身有关的证据，如货物的采购合同、发票，以证明货物的价值；货物出厂时的质量检验证书，用于对比货物受损前后的质量状况；货物受损的照片和视频，要求拍摄时间、地点明确，能够准确反映受损程度；如有可能，还应收集货物受损导致的后续损失的相关证明，如因货物损坏导致的生产延误产生的额外费用单据等。
例如，对于一批受损的机械零件，货主应提供购买这些零件的发票，证明其原始价值。同时，提供零件受损的多角度照片，照片上带有拍摄日期和地点（如在码头仓库的具体位置），并且提供工厂因缺少这些零件而导致生产线停工产生的费用明细，如工人加班费用等。
海运代理人的证据收集义务
海运代理人应收集运输过程中的文件和记录作为证据，包括提单副本、海运单、装货单、卸货单、船舶航海日志（涉及货物装卸时间、船舶航行状态等相关记录部分）、码头作业记录（如货物的装卸设备使用情况、货物在码头堆放位置和时间等）、集装箱设备交接单（如果货物是用集装箱运输）等。这些文件能够帮助确定货物在运输环节中的责任归属。
比如，通过船舶航海日志可以查看船舶在航行过程中是否遇到恶劣天气等异常情况，可能导致货物受损；码头作业记录可以显示货物在装卸过程中是否有违规操作等情况。
三、协助调查与沟通合作
货主的协助义务
货主应积极配合海运代理人以及相关责任方进行调查。这包括提供必要的文件翻译（如果文件涉及外文），安排人员协助现场勘查（如在码头或仓库重新检查货物），以及根据要求提供货物的技术参数、特性等信息，以帮助确定合理的赔偿范围和方式。
例如，对于一批高科技产品，货主应提供产品的技术说明书，包括产品对环境的要求（如温度、湿度范围）等信息，以便调查货物在运输过程中的环境条件是否符合要求，从而判断责任归属。同时，货主应安排技术人员在现场对产品进行初步检测，协助确定损坏程度。
海运代理人的协助义务
海运代理人应作为货主和承运人等责任方之间的沟通桥梁。安排并参加与各方的会议、协商，转达双方的意见和要求。在调查过程中，海运代理人应利用其在海运行业的专业知识和经验，协助分析责任归属，为货主提供合理的索赔建议，包括可能的赔偿金额范围、索赔的法律依据等。
比如，海运代理人可以根据以往类似案件的处理经验，告知货主根据货物的损坏程度和运输合同条款，大概可以获得多少赔偿。同时，在与承运人沟通时，准确地转达货主的索赔诉求，如要求承运人按照货物的实际价值进行赔偿，并提供相应的证据支持。
四、费用承担与赔偿分配
费用承担原则
明确在索赔过程中产生的各种费用（如检验费、鉴定费、律师费等）的承担原则。一般可以约定，如索赔成功，这些费用由责任方承担；如索赔失败，由货主承担。但如果海运代理人在处理索赔过程中存在过错（如未及时通知相关方、丢失重要证据等），导致索赔失败或赔偿金额减少，海运代理人应承担相应的责任和费用。
例如，如果因为海运代理人没有及时将货物受损情况通知承运人，导致承运人以超过通知期限为由拒绝赔偿，那么海运代理人可能需要承担货主因此而产生的检验费用和部分损失。
赔偿分配方式
合同应规定在收到赔偿款后的分配方式。通常情况下，赔偿款应首先用于弥补货主的货物损失、因货物损失导致的直接经济损失（如额外的运输费用、补货的加急费用等）。海运代理人可以按照约定的代理服务费率，从赔偿款中提取一定比例作为其在处理索赔过程中的服务费用，前提是其履行了合同约定的义务。
比如，在收到赔偿款后，先扣除货主补货产生的加急运输费用，然后根据代理合同约定，海运代理人提取赔偿款的 10% 作为其处理索赔的服务费用，剩余部分归货主所有。
海运代理合同中，处理货物索赔时双方合作与分工的条款应包含哪些关键词？
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海运代理合同中，如何确保双方在处理货物索赔时合作与分工的顺利执行？
