客户向海运订舱代理提供准确的货物信息是订舱顺利进行的关键。以下是客户可以采取的具体措施：
一、货物基本属性方面
名称和描述
准确的货物名称：客户应提供货物的标准名称，最好使用国际通用的商品名称和编码协调制度（HS 编码）中的名称。例如，如果是电子产品，要明确是 “笔记本电脑” 还是 “平板电脑”，避免模糊的称呼。因为不同的货物名称可能对应不同的运输要求和海关规定。
详细的货物描述：除了名称，还需要提供货物的详细描述，包括品牌、型号、规格、材质等信息。对于工业产品，如机器设备，要说明设备的功能、工作原理、主要部件等；对于消费品，像服装，要提及面料成分、款式、尺寸范围等。这些细节有助于订舱代理准确判断货物的性质，例如是否为危险品、是否需要特殊的运输条件等。
重量和体积
精确的重量信息：客户要提供货物的准确重量，包括毛重（货物本身重量加上包装重量）和净重（货物自身重量）。对于批量货物，要分别给出每件货物的重量以及整批货物的总重量。如果货物重量可能会因包装、湿度等因素变化，应说明预计的重量波动范围。例如，对于易吸水的货物，告知订舱代理在正常环境下重量可能增加的百分比。
体积测量方法和数据：准确测量货物的体积，对于规则形状的货物，使用长 × 宽 × 高的公式计算体积；对于不规则形状的货物，采用合理的测量方法（如前文所述的 3D 建模或排水法估算）并向代理说明测量过程。同时，提供货物包装后的体积数据，因为在订舱和运输中，计算舱位占用主要考虑的是包装后的货物体积。
二、包装和运输要求方面
包装类型和材料
包装类型说明：告知订舱代理货物的包装类型，如纸箱、木箱、托盘、集装箱等。对于特殊包装，如真空包装、防静电包装等，也要详细说明。例如，对于电子产品，可能需要防静电包装来防止静电对产品造成损坏，客户要明确包装的这种特殊功能。
包装材料细节：提供包装材料的信息，包括材料的名称、强度、防水性等。如果是木箱包装，说明木材的种类（如胶合板、实木），因为不同木材的强度和海关规定可能不同。对于包装材料的强度，可提供如抗压强度、抗冲击强度等指标，这有助于代理评估货物在运输过程中的安全性。
运输特殊要求
温度和湿度要求：如果货物对温度、湿度有特殊要求，如冷藏货物、对湿度敏感的药品等，客户要明确告知代理所需的运输环境条件。包括具体的温度范围（如 0 - 4℃）、湿度范围（如 40% - 60%），以及允许的波动幅度。同时，说明货物在运输过程中是否需要通风、是否有特殊的温控设备（如自带制冷装置）等。
装卸和搬运要求：对于一些需要特殊装卸和搬运方式的货物，如大型机械设备、精密仪器等，客户要向代理说明。例如，大型机械设备可能需要使用特定的起重机进行装卸，并且在搬运过程中要保持水平放置，客户要提供这些特殊要求，以便代理安排合适的港口设备和操作流程。
三、货物运输路线和时间方面
起运港和目的港
准确的港口信息：明确货物的起运港和目的港，包括港口的全称、具体的码头（如果有要求）。对于一些有多个港区的大型港口，如上海港包括洋山港区、外高桥港区等，要指定准确的港区。因为不同港区的装卸设备、船期安排等可能会有所不同，准确的港口信息有助于订舱代理更精准地安排订舱和运输计划。
港口限制和特殊情况：告知代理起运港和目的港的任何限制条件或特殊情况。例如，起运港可能由于港口设施升级而在某个时间段内限制某些类型货物的装卸；目的港可能对特定货物有进口配额限制或者特殊的海关查验要求。这些信息可以让代理提前做好应对措施，避免订舱后出现问题。
期望的船期和交货时间
船期偏好：客户向订舱代理说明自己期望的船期范围。可以提供一个首选的船期日期或者一个时间段，例如希望货物在某个特定日期之后、但在另一个日期之前装船出运。同时，要考虑到实际的航运市场情况和船公司的船期安排，保持一定的灵活性。
交货时间要求：明确货物最终的交货时间要求，包括在目的港的提货时间和内陆运输到最终收货地点的时间。这对于代理安排运输方式、中转（如果有）以及与其他物流环节的衔接非常重要，有助于确保货物能够按时交付给最终用户。
