外贸企业在申请退税过程中遇到税务机关函调，可按以下步骤应对：
及时回应：在收到函调通知后，应尽快确认并告知税务机关已收到，同时表达积极配合的态度2。
指定专人负责：安排熟悉业务和财务的专人与税务机关对接，确保沟通顺畅、高效，避免因人员变动或交接不清导致问题。
如实提供资料：按照税务机关的要求，全面、准确地提供相关资料，如购销合同、出口货物运输单据、报关单、外销合同、提单、场站、产地证、美金入账水单、货款支付水单、增值税发票、采购合同等12。
及时通知：第一时间将函调事宜告知供应商，让其知晓并做好准备，同时要求供应商积极配合。
协助供应商准备资料：若供应商对函调所需资料存在疑问或不清楚的地方，外贸企业应给予指导和帮助，确保供应商提供的资料完整、准确。
关注供应商回复进度：与供应商保持密切联系，及时了解其资料准备情况和回复进度，避免因供应商拖延导致函调时间过长。
检查业务真实性：对涉及函调的出口业务进行全面自查，核实业务的真实性，包括交易背景、合同签订、货物运输、资金收付等环节，确保不存在虚假交易或违规行为。
核对财务数据：仔细核对与该业务相关的财务数据，如发票、凭证、账册等，保证财务记录真实、准确、完整，与提供给税务机关的资料一致。
完善内部管理：针对函调中可能暴露的问题，及时完善企业内部的出口退税管理和财务管理制度，加强对业务流程的监控和审核，防止类似问题再次出现。
保持与税务机关沟通：在函调过程中，主动与税务机关沟通，了解函调的进展情况，及时解答税务机关的疑问，提供必要的补充资料。
及时处理问题：若函调结果存在问题，如供应商的回函不符合要求或存在疑点等，应积极与税务机关和供应商协商解决，按照税务机关的要求进行整改或补充说明。
合理利用结果：无论函调结果如何，外贸企业都应认真总结经验教训，将函调结果作为完善企业管理和风险防控的重要依据，不断提高企业的合规经营水平。
外贸企业自查业务真实性的具体操作步骤
分享一些外贸企业应对税务机关函调的成功案例
企业如何预防税务机关的函调？
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