船员在海员外派期间，可以通过以下多种方式维护自身的合法权益：

一、合同与文件管理方面

1. 熟悉合同条款

• 在出海前，船员要仔细研读海员外派劳务合同。明确工资、工作时间、休息休假、保险福利等关键条款。例如，要清楚知道自己的基本工资是多少，加班工资如何计算，以及在什么情况下可以享受带薪休假。如果对合同条款有疑问，应及时向外派机构咨询，要求其作出详细解释。

• 船员还需关注合同中的违约责任条款，了解自己和外派机构分别需要承担的责任。这可以帮助船员在面对可能的权益侵害时，准确判断外派机构是否存在违约行为。比如，如果外派机构未按照合同规定的时间和方式支付工资，船员就可以依据违约责任条款来维护自己的权益。

2. 保存重要文件

• 船员要妥善保存与工作相关的所有重要文件。包括劳务合同、工资单、考勤记录、培训证书、适任证书等。这些文件是维护权益的重要证据。例如，工资单可以证明工资发放情况，如果出现工资纠纷，工资单就是关键的证据；考勤记录能够反映工作时间是否符合规定。

• 船员可以通过电子和纸质两种方式保存文件。电子文件要注意备份，防止丢失或损坏，纸质文件则要放置在安全、干燥的地方，方便随时查阅。

二、船上沟通与记录方面

1. 与船上管理人员沟通

• 当船员认为自己的权益受到侵害时，首先要尝试与船上的管理人员（如船长、轮机长）沟通。以平和、理性的方式说明问题，比如在工作时间过长的情况下，可以向船长反映自己的疲劳状况，并出示相关的合同条款和国际海事劳工公约的规定。船长通常会根据实际情况和规定来处理问题。

• 在沟通的过程中，船员要注意保留沟通记录。可以通过写备忘录或者记录谈话要点的方式，记录沟通的时间、地点、参与人员和沟通的主要内容。如果问题没有得到妥善解决，这些记录将有助于后续的进一步维权。

2. 记录工作和权益相关事项

• 船员要养成记录工作细节的习惯。包括工作时间、工作内容、设备使用情况等。特别是在涉及到劳动强度较大或者可能存在安全隐患的工作时，详细的记录尤为重要。例如，如果船员被要求从事超出合同规定强度的工作，如长时间连续装卸货物，记录下装卸货物的起止时间、货物量等信息，可以作为维权的依据。

• 对于权益受损的情况，如未按时发放工资、未提供合同规定的福利等，也要及时记录。记录内容可以包括事件发生的时间、自己采取的措施（如向管理人员询问情况）和得到的答复等。

三、外部求助渠道方面

1. 向海员外派机构投诉

• 如果在船上无法解决权益问题，船员可以向海员外派机构投诉。通过卫星电话、电子邮件等方式，向外派机构详细描述权益受损的情况。例如，在船上没有得到应有的医疗救治时，可以向外派机构报告自己的病情、船上医疗设备的不足以及管理人员的处理情况等。

• 要求外派机构在合理的时间内给予答复，并提供解决方案。船员要记录与外派机构沟通的过程，包括沟通的时间、方式、对方的答复等内容。如果外派机构没有积极处理问题，船员可以进一步采取其他措施。

2. 联系海事管理机构和相关组织

• 船员可以向船旗国的海事管理机构求助。这些机构有权对船舶和外派机构进行监管，维护海员的合法权益。在中国，船员可以向交通运输部海事局及其下属的各地海事机构报告情况。提供船舶的基本信息（如船名、船籍港、呼号等）、外派机构名称以及权益受损的详细情况。

• 还可以联系海员工会组织或行业协会。这些组织能够为船员提供法律咨询、法律援助和协调处理权益纠纷等服务。例如，中国船东协会海员分会可以帮助船员与船东或外派机构进行协商，维护船员的权益。