首先要明确货物的生产完成时间。与生产商沟通，获取精确的生产计划，包括原材料采购、生产流程各阶段的时间节点以及最终的成品完成日期。例如，如果是定制的大型机械，需要考虑零部件的制造、组装、调试等环节所需的时间。

仔细研究交货期的要求。了解是在某个具体日期交货，还是在一个时间段内交货。同时，要考虑是否有提前交货的奖励或者延迟交货的惩罚条款。还要确定交货地点是在目的港码头，还是需要进一步运输到内陆指定地点等细节。

计算海运运输时间。这需要根据货物的始发港和目的港之间的距离、船舶的航速、航线的繁忙程度等因素来确定。例如，从中国上海到美国洛杉矶的海运时间，一般在 12 - 16 天左右，但在航运旺季或者遇到恶劣天气时可能会延长。

考虑可能导致延误的因素。天气是海上运输最常见的不确定因素，如台风、暴雨、大雾等恶劣天气会影响船舶的航行速度，甚至导致船舶在港口停留等待天气好转。港口拥堵也是一个重要问题，比如一些大型港口货物吞吐量巨大，船舶进出港排队时间较长。此外，船舶自身的机械故障、海关检查等也可能导致延误。

根据货物生产完成时间和运输时间，提前与船公司或货代联系订舱。对于热门航线和运输旺季，建议至少提前 2 - 3 周订舱；对于超大超重等特殊货物或者需要特殊舱位的货物，可能需要提前 1 - 2 个月甚至更长时间。例如，在每年的圣诞节前，欧美航线的货物运输需求大增，舱位紧张，提前订舱尤为重要。

在订舱时，要向船公司提供准确的货物信息，包括货物的尺寸、重量、性质等，以便船公司能够合理安排舱位。如果需要特殊的装卸设备或者运输条件，也要在订舱时一并告知。

在交货期和订舱时间之间安排一定的缓冲时间。一般建议预留 3 - 5 天的缓冲期，用于应对可能出现的突发情况，如货物生产过程中的小延迟、运输途中的轻微延误等。例如，如果货物按计划生产完成后，在运往港口的途中遇到交通堵塞等情况，缓冲时间就可以发挥作用。

制定应急计划。如果船舶出现严重延误，无法按时交货，要考虑替代方案。比如，是否可以通过改变运输方式（如从海运改为空运，但成本会大幅增加），或者与客户协商延长交货期，同时要分析这些应急措施的成本和可行性。

从货物装船开始，要通过船公司的跟踪系统或者货代提供的服务，实时监控船舶的位置和运输进度。可以利用卫星定位技术、船舶自动识别系统（AIS）等工具获取船舶的动态信息。例如，通过一些航运物流平台，可以查看船舶的航行路线、预计到达时间等。

与船公司和货代保持密切沟通。及时了解船舶在运输过程中是否遇到问题，如港口停靠时间延长、船舶机械故障等情况。如果发现可能导致延误的迹象，要提前采取措施，如与目的港的相关方（如收货客户、内陆运输公司等）沟通协调。