一、提单的准确填写

（一）提单的基本信息填写

1. 托运人（Shipper）

• 应填写发货人的准确名称、地址和联系方式。名称要与信用证或贸易合同中的发货人名称完全一致。例如，如果发货人是一家公司，要填写公司的全称，包括有限责任公司（Ltd.）等字样，不能使用简称。地址要详细到门牌号、街道、城市、省份和国家。

• 易错点：名称拼写错误、地址不完整。这可能导致货物在运输过程中出现问题时，无法准确联系发货人，或者在进口清关时被海关质疑单据真实性。

2. 收货人（Consignee）

• 根据贸易条款和客户要求填写。记名提单直接填写收货人的名称和地址；指示提单则要填写 “To Order” 或 “To Order of [具体指示方]”。例如，在信用证付款方式下，若信用证要求提单做成 “To Order of Issuing Bank”，就必须严格按照要求填写，以保证银行对货物的控制权。

• 易错点：指示提单的指示方填写错误，可能导致收货人无法正常提货。或者在记名提单中，收货人名称与进口商提供的信息不一致，造成清关困难。

3. 通知方（Notify Party）

• 填写货物到达目的港后，船公司需要通知的人或公司的名称、地址和联系方式。通常是进口商或其代理人。要确保通知方的信息准确无误，因为船公司会在货物到港前向通知方发送到货通知。

• 易错点：通知方电话或传真号码错误，使进口商无法及时收到到货通知，导致货物滞港，产生额外的费用。

（二）货物描述部分

1. 货物名称（Description of Goods）

• 要使用与信用证或贸易合同一致的货物名称，并且要准确、详细地描述货物。例如，不能简单地写 “服装”，而要写 “女士纯棉连衣裙，款式编号为 XX，颜色为 XX，尺码为 XX” 等具体信息。对于化工产品等特殊货物，还需要注明成分、性质等。

• 易错点：货物名称模糊不清或与信用证不符。海关可能会因为货物名称不明确而对货物进行查验，耽误通关时间；银行也可能因单据与信用证不符而拒付货款。

2. 包装种类和件数（Number and Kind of Packages）

• 明确填写货物的包装形式，如纸箱（Carton）、木箱（Wooden Case）、托盘（Pallet）等，并注明包装件数。如果有多种包装形式，要分别列出每种包装的数量。例如，“100 Cartons and 5 Pallets”。

• 易错点：包装件数统计错误，或者包装种类描述不准确。这会导致货物在装卸和运输过程中出现数量不符的情况，引发纠纷。

3. 货物重量（Weight）和体积（Measurement）

• 分别填写货物的毛重（Gross Weight）、净重（Net Weight）和体积。毛重是包括包装的总重量，净重是货物本身的重量。体积要注明货物的长、宽、高尺寸或者总体积。这些数据对于船公司计算运费和安排舱位非常重要。

• 易错点：重量和体积数据不准确，可能导致运费计算错误。如果实际重量或体积超出提单记载，船公司可能会加收费用；而如果记载过重或过大，货代可能会支付过多的运费。

二、报关单的准确填写

（一）报关单表头部分

1. 海关编号（Customs Code）

• 这是海关对每份报关单的编号，一般由海关系统自动生成。货代企业需要确保报关单上的编号与海关系统中的记录一致，并且在整个报关过程中正确引用该编号。

• 易错点：在办理后续的海关手续，如修改报关单、查验等过程中，引用错误的海关编号，导致海关无法准确查询到相关报关信息。

2. 申报日期（Date of Declaration）

• 填写向海关申报的实际日期。日期格式要符合海关规定，一般为年 / 月 / 日。

• 易错点：申报日期填写错误，可能会影响海关统计数据的准确性，并且如果超过规定的申报期限，可能会面临海关的处罚。

3. 经营单位（Operating Unit）和收发货单位（Consignor/ Consignee）

• 经营单位是指已在海关注册登记，从事对外贸易经营活动的境内法人、其他组织或个人。收发货单位是指进口货物的实际收货单位和出口货物的实际发货单位。填写时要确保单位名称、海关编码等信息准确无误。

• 易错点：经营单位和收发货单位混淆，或者单位的海关编码填写错误。这会导致海关无法正确识别企业身份，影响报关单的正常审核和通关。

（二）商品信息部分

1. 商品编号（HS Code）

• 根据《商品名称及编码协调制度》确定货物的准确 HS 编码。HS 编码是海关对商品进行分类管理的重要依据，它决定了货物的关税税率、监管条件等。货代需要仔细核对商品的特性、用途等，准确查找对应的 HS 编码。

• 易错点：HS 编码错误是报关单填写中最严重的错误之一。这可能导致关税计算错误，货物被错误地归类到受限制或禁止进出口的类别中，从而引发海关的处罚。

2. 商品名称、规格型号（Description of Goods, Specifications and Models）

• 详细填写商品的名称、品牌、型号、规格等信息。与提单中的货物描述类似，要准确、具体，不能模糊不清。例如，对于电子产品，要注明品牌、型号、功能、屏幕尺寸等。

• 易错点：商品名称和规格型号填写不规范，海关可能无法准确判断货物的真实情况，需要进行进一步的查验，增加通关时间和成本。

3. 数量及单位（Quantity and Unit）

• 填写货物的实际数量和计量单位。计量单位要符合海关规定的法定计量单位。如果有多个计量单位，如同时有个、千克等，要按照海关要求分别填写。

• 易错点：数量填写错误或者计量单位不符合规定，会导致海关统计数据错误，并且可能影响关税的计算。