提出变更申请

• 由合同的一方以书面形式向另一方提出变更合同的申请，明确列出需要变更的具体内容、变更的原因及期望变更的时间等信息，为后续的协商提供明确的基础123.

双方协商与评估

• 协商：收到变更申请后，另一方需在合理期限内对申请进行回应，并就变更内容与提出方进行深入协商。双方应充分交流各自的观点、需求和利益，寻求达成一致的解决方案123.

• 影响评估：在协商过程中，双方需共同对合同变更可能产生的影响进行全面评估，包括但不限于财务影响，如成本增加或减少、利润变化等；时间影响，如交货期、付款期的改变等；资源影响，如人力、物力资源的调配等；以及对合同其他条款和双方合作关系的影响3.

• 风险评估： 同时，还需评估变更可能带来的风险，如法律风险，是否符合相关法律法规和国际贸易惯例；执行风险，变更后的条款是否能够顺利执行等，并制定相应的风险应对措施3.

达成变更协议

• 经过充分协商、评估并达成一致意见后，双方应共同起草变更协议。变更协议应明确、具体地列出变更的各项内容，包括条款的修改、新增或删除等，以及变更的生效时间、相关责任的重新界定等，确保双方的权利和义务得到清晰明确的表述13.

• 变更协议需采用书面形式，并由双方授权代表签字盖章，以确保其法律效力。协议一式两份，双方各执一份，作为合同变更的正式依据13.

履行相关手续

• 内部审批与备案：对于一些大型企业或涉及多方利益的外贸合同，变更协议可能还需要经过双方各自内部的审批流程，如法务部门、财务部门等的审核，以确保变更符合公司的政策和利益。此外，根据合同的性质和相关法律法规的要求，某些合同变更还需向相关政府部门或机构进行备案登记，如涉及进出口许可证、配额等的合同变更，需向商务部门备案123.

• 通知相关方：如果合同变更涉及第三方利益相关者，如货代、保险公司、银行等，双方应及时将变更情况通知相关方，以便其做出相应的调整和安排。例如，涉及货物运输条款变更时，需通知货代；涉及保险条款变更时，需通知保险公司等。

更新合同文本与存档

• 双方应根据变更协议的内容，及时更新原合同文本，确保合同的完整性和一致性。更新后的合同文本应妥善存档备案，作为双方履行合同的最终依据3.

• 同时，双方也应保留好变更申请、协商记录、审批文件、变更协议等相关资料，以备后续查阅和可能出现的争议解决之用。