一、货物准备阶段

1. 货物包装

• 选择合适的包装材料：根据货物的性质选择包装材料。例如，对于易碎品，要使用泡沫、气垫薄膜等缓冲材料进行包装，像陶瓷制品、玻璃制品等。对于怕潮的货物，应使用防潮包装材料，如铝箔袋、塑料薄膜等，电子产品就很需要这种包装来防止受潮损坏。

• 确保包装强度：包装要足够坚固，以承受海运过程中的堆叠、碰撞等情况。一般建议使用新的、质量好的包装材料。例如，木箱包装要确保木板厚度合适，钉子牢固；纸箱包装的话，纸箱的纸质要有一定的强度，并且装满货物后不能有明显的变形。

• 正确标记包装：在包装外部清晰地标注货物的名称、重量、尺寸、目的地等信息。这有助于码头工人和船员在装卸和运输过程中正确处理货物。如果是危险货物，还需要按照国际海运危险货物规则（IMDG Code）标注危险货物标志和标签，注明危险性质、联合国编号等关键信息。

2. 货物重量和体积测量

• 准确测量重量：使用精确的称重设备测量货物重量，因为海运运费通常是根据重量或体积（以较大者为准）来计算的。对于超重货物，可能会导致额外的费用或者运输限制。

• 合理计算体积：按照货物的最大外形尺寸计算体积。不规则形状的货物要考虑其实际占用空间，因为在集装箱装载时，空间利用率是很重要的因素。例如，对于一些大型机械，要考虑其突出部分和可折叠部分的体积计算。

3. 货物文件准备

• 商业发票：详细记录货物的名称、规格、数量、单价、总价等信息。这是海关估价和征税的重要依据，要求准确、清晰。

• 提单（B/L）相关文件：提单是海运最重要的文件之一，它是货物收据、运输合同证明和物权凭证。在发货前要和货代或船公司确认提单的类型（如已装船提单、清洁提单等）和内容（收货人信息、货物描述等）是否符合要求。

• 装箱单：提供每个包装单位的货物详细清单，包括包装编号、货物名称、数量、毛重、净重等。这有助于核对货物数量和状态。

• 原产地证书：有些国家对特定产品的进口要求提供原产地证明，用于享受关税优惠或符合贸易协定规定。客户需要根据目的国的要求提前办理。

• 其他特殊文件：如果是危险货物，需要提供危险货物申报单；如果是动植物产品，可能需要动植物检疫证书等相关文件。

二、选择海运服务提供商阶段

1. 货代或船公司资质和信誉

• 检查资质证书：确保货代或船公司具备合法的经营资质。在中国，可以查看其是否有交通运输部门颁发的国际货运代理企业备案表或者水路运输许可证等相关证书。

• 了解行业口碑：通过行业论坛、客户评价等渠道了解其信誉情况。例如，查看该公司是否有货物丢失、损坏、延迟交付等不良记录，是否能够及时、有效地解决客户投诉等问题。

2. 服务范围和航线网络

• 确认服务覆盖范围：要确保所选的服务商能够提供从货物起运地到目的地的运输服务。有些货代可能在某些港口或地区没有代理或合作方，会影响货物的顺利运输。

• 研究航线优势：不同的船公司有不同的优势航线。例如，某些船公司在亚洲 - 欧洲航线的航班密度高，而有些则在亚洲 - 美洲航线更有优势。客户应根据自己的货物目的地选择在相应航线有优势的船公司，以确保运输的及时性和可靠性。

3. 运费和附加费用

• 明确运费计算方式：了解运费是按照重量、体积还是其他方式计算。例如，是按照每立方米多少钱还是每吨多少钱，或者是按照集装箱的规格（如 20 尺或 40 尺集装箱）来定价。同时，要注意运费是否包括装卸费、码头费等其他费用。

• 了解附加费用：询问清楚可能产生的附加费用，如燃油附加费（BAF）、货币贬值附加费（CAF）、旺季附加费（PSS）等。这些附加费用可能会因市场情况、油价波动等因素而变化，客户需要提前了解收费标准和调整机制。

三、运输过程中

1. 货物跟踪和信息沟通

• 利用跟踪系统：货代或船公司通常会提供货物跟踪服务，客户可以通过其网站或手机应用程序，利用提单号码等信息查询货物的运输状态，包括是否装船、船舶位置、预计到达日期等。

• 保持沟通渠道畅通：与货代或船公司的客服人员保持良好的沟通。如果发现货物运输出现异常情况（如延迟、船舶改道等），及时询问原因和解决方案。

2. 货物保险考虑

• 评估风险：虽然海运公司对货物有一定的责任限制，但在运输过程中仍可能出现各种风险，如自然灾害、船舶事故、盗窃等导致货物损失或损坏。客户需要评估货物的价值和风险程度，考虑是否购买货物运输保险。

• 选择合适的保险方案：如果决定购买保险，可以选择通过货代、船公司推荐的保险服务或者自行联系专业的保险公司。要仔细阅读保险条款，了解保险责任范围、免赔额、理赔程序等重要内容。

四、货物到达目的港后

1. 清关准备

• 了解目的港清关要求：不同国家和港口的清关规定差异很大。客户需要提前了解目的港的海关政策、税率、进口许可证要求等。例如，有些国家对某些产品的进口有严格的环保要求，不符合要求的货物可能会被拒绝进口。

• 准备清关文件：确保所有清关文件齐全、准确。除了前面提到的商业发票、提单、装箱单等基本文件外，可能还需要根据目的港要求提供其他文件，如质量检验证书、进口许可证等。

2. 提货安排

• 及时提货：在收到到货通知后，要尽快安排提货。如果逾期不提货，可能会产生仓储费等额外费用。

• 检查货物状态：提货时仔细检查货物的数量和状态是否与提单和装箱单记载一致。如果发现货物有损坏或短少，要及时向船公司或货代提出索赔，并保留相关证据（如照片、检验报告等）。