收集基本信息：在初次接触潜在客户后，要尽可能全面地收集他们的基本信息。包括客户的公司名称、地址、联系方式（电话、邮箱、社交媒体账号等）、所属行业、公司规模等。例如，通过客户的公司网站、领英页面或者直接询问来获取这些信息。对于客户公司的业务范围，如主要产品或服务、进出口的国家和地区等，也要详细记录，这有助于了解他们的货代需求。

记录需求和关注点：重点记录潜在客户在货代服务方面的需求和关注点。例如，客户是更关注运输价格、运输速度、服务质量还是特殊货物的处理能力等。如果客户在初次沟通中提到过以往货代服务的痛点，如运输延误、货物损坏赔偿问题等，也要记录下来，这些信息将成为后续跟进的关键。

分类管理潜在客户：根据潜在客户的意向程度、需求紧急程度、公司规模等因素对他们进行分类。比如，可以将潜在客户分为高意向客户（已经明确表达了对货代服务的浓厚兴趣，正在比较不同供应商）、中意向客户（对货代服务有一定需求，但还在了解阶段）和低意向客户（只是简单咨询，没有明确的合作意向）。针对不同类型的客户，制定不同的跟进策略。

确定跟进频率：对于高意向客户，跟进频率可以相对较高，如每周 1 - 2 次。可以通过电话、邮件或者面对面会议的方式进行沟通，及时解答他们的疑问，提供最新的货代方案和报价。中意向客户可以每 2 - 3 周跟进一次，主要通过邮件发送有价值的行业资讯、公司服务优势介绍等内容，保持客户的关注度。低意向客户则每月跟进一次，发送一些通用性的货代知识或者公司最新动态即可。

规划跟进内容：跟进内容要根据潜在客户的阶段和需求来确定。在初次跟进高意向客户时，可以详细介绍公司的货代服务，包括运输方式、服务流程、优势航线等。对于已经了解过公司服务的客户，后续跟进可以着重提供个性化的解决方案，如根据他们的货物特点和运输要求设计的运输计划、成本估算等。同时，对于有特殊需求的客户，如需要处理危险品运输或者冷链物流的客户，跟进内容要围绕这些特殊需求展开，介绍公司在相关领域的专业能力和经验。

电子邮件跟进：电子邮件是一种常用且高效的跟进方式。在邮件内容上，要注意格式规范、语言简洁明了。邮件主题要明确、有吸引力，能够让客户一眼看出邮件的重点。例如，“针对您 [具体需求] 的货代解决方案” 或者 “[公司名称] 最新优惠活动介绍”。在邮件正文中，开头要礼貌地称呼客户，回顾之前的沟通内容，然后逐步展开跟进内容。可以在邮件中插入相关的图片、图表（如运输路线图、价格对比表等）来增强内容的吸引力和可读性。同时，要在邮件结尾处明确提出下一步的行动建议，如 “如果您对我们的方案感兴趣，欢迎随时联系我们安排会议进一步讨论” 或者 “期待您在 [具体日期] 前回复，我们将为您保留优惠名额”。

电话跟进：电话跟进能够更直接地与客户沟通，及时了解他们的想法和反馈。在打电话之前，要做好充分的准备，包括熟悉客户的档案信息、准备好要沟通的内容和问题。电话接通后，先礼貌地自我介绍，确认对方是否方便接听电话。在沟通过程中，要注意语气亲切、语速适中，重点突出。例如，对于高意向客户，可以直接询问他们对之前提供的货代方案的看法，是否有需要进一步了解的地方等。对于客户提出的问题和异议，要认真记录并及时解答。

社交媒体跟进：如果潜在客户活跃在社交媒体平台上，如领英、微信等，也可以通过这些平台进行跟进。在领英上，可以分享行业相关的文章、公司的成功案例，并在评论区与客户互动。对于微信用户，可以发送简短的问候、行业动态或者邀请客户参加公司举办的线上线下活动。社交媒体跟进的优势在于可以增加与客户的互动性和亲近感，但要注意避免过度打扰客户。

行业资讯分享：定期为潜在客户提供有价值的货代行业资讯。这包括国际物流政策的变化、运输价格的波动趋势、港口拥堵情况等信息。例如，当国际海事组织出台新的航运规定时，及时向客户解读这些规定对他们货物运输可能产生的影响，如是否会导致运输成本增加、运输时间延长等，让客户感受到你是在为他们的利益着想，并且是行业内的专业人士。

个性化解决方案：根据潜在客户的具体需求，为他们提供个性化的货代解决方案。这需要对客户的货物类型、运输要求、预算等因素进行综合考虑。例如，对于一家有大量电子产品出口的客户，考虑到电子产品的价值高、对运输环境要求高的特点，为他们设计包含恒温集装箱运输、货物保险、快速清关等服务的货代方案，并详细说明每个环节的优势和费用，让客户看到你为他们提供的是量身定制的服务。

免费服务体验或优惠活动：为了吸引潜在客户，适时提供一些免费的服务体验或者优惠活动。例如，可以为客户提供一次免费的货物仓储评估服务，帮助他们优化仓储管理。或者推出新客户优惠政策，如首次合作运费折扣、赠送一定期限的货物跟踪服务等。这些措施可以降低客户的尝试成本，增加他们与公司合作的意愿。

积极倾听反馈：在跟进过程中，客户可能会提出各种反馈，包括对服务的认可、疑问或者不满。要积极倾听客户的反馈，让客户感受到他们的意见被重视。例如，当客户对之前提供的货代方案提出修改意见时，认真记录下来，并表示感谢他们的建议，承诺会认真考虑并及时回复。

有效处理异议：对于客户提出的异议，要及时、有效地进行处理。如果客户对运输价格有异议，可以详细解释价格的构成，包括运输成本、服务费用、增值服务费用等因素。同时，可以与客户探讨如何通过优化运输方案来降低成本，如调整运输方式、增加运输量以获取批量折扣等。如果客户对服务质量存在担忧，可以介绍公司的质量控制措施、过往的成功案例以及客户满意度调查结果等，增强客户对公司服务的信心。