根据询盘的性质和紧急程度进行初步分类。可以将询盘分为高意向询盘、一般性询盘和低质量询盘。高意向询盘通常是客户已经明确表达了对产品的浓厚兴趣，并且提供了较为详细的需求信息，如具体的订单数量、期望的交货日期等。一般性询盘可能只是客户在初步了解产品阶段，询问一些基本的产品信息和价格范围。低质量询盘可能是信息不完整、没有明确需求或者明显是竞争对手的打探等情况。

收到询盘后，首先要详细记录询盘的基本信息。包括询盘日期、客户名称（如果有）、客户联系方式（邮箱、电话等）、询盘来源（是通过哪种渠道收到的）。同时，要对询盘内容进行整理，如客户询问的产品名称、规格、数量、价格、交货期、运输方式等要求。如果询盘内容比较复杂或者不清晰，可以对关键部分进行标注，方便后续处理。

外贸询盘通常来自多种渠道，包括电子邮件、公司网站留言、B2B 平台（如阿里巴巴国际站、环球资源等）以及社交媒体平台（如领英）。对于电子邮件询盘，要确保邮箱的稳定性和安全性，避免邮件丢失或被误判为垃圾邮件。对于公司网站留言，需要定期查看网站后台管理系统，设置提醒功能，保证及时发现新的询盘。在 B2B 平台上，要熟悉平台的询盘通知机制，有些平台会通过站内信或者手机应用推送询盘消息。

渠道管理

信息记录

初步分类

判断客户的询盘意图，除了购买产品外，客户可能还有其他目的。例如，客户可能是在进行市场调研，比较不同供应商的产品和价格；或者是寻找新的供应商来替代现有的合作伙伴；也有可能是想获取一些技术信息用于自己的产品研发。通过分析询盘内容的语气、问题的重点以及客户的背景，可以初步判断客户的意图。

对客户进行背景调查可以更好地了解客户的需求和意图。可以通过互联网搜索客户的公司名称，查看公司网站、社交媒体页面，了解客户的业务范围、公司规模、市场定位等信息。如果客户是在 B2B 平台上发送的询盘，可以查看客户在平台上的信用记录、交易历史等。另外，还可以利用海关数据（如果有条件）来了解客户的进口情况，如进口产品的种类、数量、来源国等。

仔细分析客户的需求，确保完全理解客户想要的产品。对于产品规格，要检查客户是否提供了详细的参数，如尺寸、重量、材质、颜色、性能等。如果客户没有明确某些规格，需要考虑是否可以通过客户的行业、用途等信息来推测可能的规格要求。对于数量，要注意客户是询问最小起订量（MOQ）还是具体的订单数量，这会影响后续的报价和生产安排。

需求明确

背景调查

意图判断

准备可能需要的其他文件，如产品图片、样品图片（如果有）、公司资质证明（营业执照、生产许可证、质量认证证书等）、售后服务说明等。这些文件可以增加客户对公司和产品的信任度。文件的格式要规范，图片要清晰，证书要确保真实有效。

进行准确的价格核算。价格要考虑多个因素，包括产品成本（原材料成本、生产成本、包装成本等）、利润空间、运输成本（如果客户询问了包含运输的价格）、关税和其他税费（如果是出口产品）等。如果是批量订单，还要考虑批量折扣等因素。在报价时，可以提供不同的价格方案，如 FOB（船上交货）、CIF（成本、保险费加运费）等不同贸易术语下的价格，让客户有更多的选择。

根据客户的需求，整理相关的产品信息。如果客户询问的是标准产品，要提供准确的产品说明书、目录、技术参数等资料。如果是定制产品，要详细说明定制的流程、可能涉及的成本和时间变化等情况。同时，要突出产品的优势和特点，如产品的质量认证、创新性设计、节能环保性能等方面。可以将产品优势与客户的需求相结合，例如，如果客户对环保比较关注，重点强调产品的环保材料使用和低能耗优势。

产品信息整理

价格核算

文件准备

在发送回复之前，要仔细检查回复内容，确保信息准确无误。同时，要根据客户的询盘渠道进行回复，如果客户是通过电子邮件询盘，就通过电子邮件回复；如果是通过 B2B 平台留言，就在平台内回复，并且要遵守平台的规则和要求。发送后，可以在邮件或平台系统中设置已读回执或提醒功能，以便及时了解客户是否查看了回复。

使用准确、专业的语言，避免语法错误和拼写错误。如果客户是非英语母语国家的客户，要尽量使用简单易懂的词汇和句子结构。回复的格式要规范，合理分段，重要内容可以加粗或使用其他突出显示方式。可以适当添加一些个性化的内容，如提及客户公司的某个特点或者对客户所在市场的了解，增加与客户的亲近感。

回复邮件（或其他回复方式）的内容要简洁明了、条理清晰。开头要礼貌地称呼客户，感谢客户的询盘。然后按照客户关心的问题依次进行回答，如产品信息、价格、交货期、运输方式等。在回答问题时，要详细具体，避免模糊不清的表述。例如，在回答交货期时，要明确说明是从订单确认后开始计算，还是从收到预付款后开始计算，以及可能影响交货期的因素。

回复内容撰写

语言和格式

回复发送

如果客户对回复有反馈，无论是正面的还是负面的，都要及时处理。对于正面反馈，如客户对产品和价格比较满意，想进一步了解合作细节，要积极配合，提供更详细的合作方案，如合同模板、付款方式等。对于负面反馈，如客户对价格有异议或者对产品某些方面不满意，要认真分析原因，与客户沟通解决方案。如果是价格问题，可以考虑是否有调整空间或者提供其他优惠措施；如果是产品问题，可以详细解释产品特点或者提供改进方案。

制定跟进计划，根据客户的回复意向和紧急程度确定跟进的时间和方式。对于高意向客户，可以在回复后的 1 - 2 天内进行第一次跟进，询问客户对回复的意见和是否有进一步的问题。对于一般性客户，可以在 3 - 5 天内跟进，通过发送一些产品更新信息或者公司优惠活动等内容来保持联系。跟进方式可以是电子邮件、电话或者即时通讯工具（如 WhatsApp、Skype 等），要根据客户的偏好和沟通情况选择合适的方式。

跟进计划制定

反馈处理