快速评估：一旦接到客户的紧急订单需求，迅速评估订单货物的种类、数量、目的地等信息 。同时，了解当前船舶的运营情况，包括在途船舶的位置、载货量、预计到达港口时间等 。分析紧急订单对现有船期计划的影响程度，判断是否有合适的船舶能够搭载该批货物。例如，如果紧急订单的货物为时效性强的电子产品，且目的地为欧洲某港口，需要查看近期前往欧洲的船舶是否有剩余舱位，以及船舶的预计航行时间是否能满足客户的紧急需求 。
协调运力：若有合适的在途船舶，与船公司运营部门协调，看是否可以在船舶的下一挂靠港口安排紧急货物装船。这可能涉及调整船舶在港的装卸计划，优先安排紧急订单货物的装卸作业 。如果没有合适的在途船舶，考虑调度其他闲置船舶或临时租用船舶来运输紧急货物 。在这个过程中，需要重新规划船舶的航线和挂靠港口，以及重新计算航行时间和船期 。例如，调用一艘原本计划进行维修保养的船舶，提前安排其执行紧急运输任务，同时调整维修计划 。
调整预测模型：根据紧急订单的处理方案，及时调整船期预测模型中的相关参数 。如调整船舶的装卸时间，因为紧急订单货物的装卸可能需要优先安排且采用特殊的装卸设备和流程，所以装卸时间会与常规货物不同 。重新计算船舶的航行时间，若因紧急订单改变了航线，要考虑新航线的距离、气象条件、洋流等因素对航行速度的影响 。例如，新航线可能会遇到更多的逆风情况，那么就需要适当增加航行时间的预测值 。
实时沟通：与客户保持密切沟通，及时告知客户紧急订单的船期安排和可能的变化 。同时，将调整后的船期信息传达给货代、港口等相关方，确保各方能够做好相应的准备工作 。例如，通知货代提前准备好报关文件，通知港口预留合适的装卸设备和场地 。在整个运输过程中，持续跟踪船舶的动态，一旦出现可能影响船期的情况，及时与客户沟通并调整船期预测 。
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