邮件主题清晰明确：主题应包含船名、航次、船期通知等关键信息，如 “[船名] - [航次] 船期通知 - [起运港]-[目的港] - [预计开船日期]” ，让客户一眼就能识别邮件内容，避免被当作垃圾邮件忽略。
规范邮件格式：采用正式商务邮件格式，包含称呼、正文、结束语、签名等部分。正文排版整齐，不同内容段落分明，适当使用小标题和列表，使信息一目了然。
内容完整准确：详细列出船期相关的所有重要信息，如装货港、卸货港、预计开船时间（ETD）、预计到达时间（ETA）、货物信息等，确保客户能获取全面的信息，避免因信息缺失造成误解。
提前测试邮件：在向所有客户发送前，先给自己或同事发送测试邮件，检查邮件的显示效果、链接是否有效、附件能否正常打开等，确保一切无误后再正式发送。
发送时间恰当：选择客户工作时间发送邮件，避免在深夜或节假日发送，以提高客户及时查看邮件的概率。同时，根据不同地区客户的时区差异，合理安排发送时间。
跟进确认：发送邮件后，可以通过电话、短信等方式提醒客户查收，特别是对于重要客户和紧急的船期通知，确保客户收到并理解通知内容，及时解答客户的疑问。
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