一、展会前的准备

（一）展会调研与选择

1. 目标市场分析

• 外贸企业需要先对目标国际市场进行深入分析。包括市场规模、增长趋势、消费需求特点、竞争对手分布等。例如，通过市场研究报告了解某产品在欧美市场的年销售额及增长率，分析当地消费者对于产品质量、功能、包装等方面的偏好，同时研究竞争对手在该市场的品牌形象、产品价格和市场份额。

• 根据企业自身产品的特点和优势，确定最具潜力的目标市场。例如，一家生产高端智能电子产品的企业可能会将目光聚焦在科技消费水平高、对创新产品接受度强的发达国家市场。

2. 展会筛选

• 展会类型：区分综合性展会和专业性展会。综合性展会涵盖多个行业领域，能吸引大量不同类型的观众，如广交会，它是中国规模最大的综合性国际贸易盛会，涉及众多行业。专业性展会则聚焦于特定行业，观众专业性强，如德国柏林国际电子消费品展览会（IFA），主要展示消费电子产品。企业要根据产品特性选择合适的展会类型。

• 展会规模和影响力：评估展会的规模，包括参展商数量、展览面积、预计参观人数等。同时考虑展会的国际影响力，查看展会的历史、主办单位的声誉、媒体报道情况以及在行业内的口碑。例如，在全球享有盛誉的展会往往能够吸引更多高质量的潜在客户和行业专业人士。

• 展会时间和地点：选择展会时间要考虑与企业产品推出计划、销售周期是否契合。展会地点方面，优先选择在目标市场或其周边地区举办的展会，这样可以降低运输成本，方便当地客户参观，同时也便于与当地合作伙伴进行沟通交流。

（二）展品准备

1. 展品挑选

• 挑选具有代表性和竞争力的产品作为展品。要考虑产品的新颖性、质量、功能等因素。例如，对于一家服装企业，应挑选当季新款服装，并且这些服装在面料质量、设计风格上具有独特之处，能够吸引国际客户的目光。

• 结合目标市场的需求和喜好，选择展品的款式、颜色、规格等。如果目标市场对环保产品有较高需求，企业可以展示采用环保材料制作的产品。

2. 展品展示设计

• 设计吸引人的展品展示方式，包括展位布局、产品陈列、灯光效果等。展位布局要合理，方便观众参观和与工作人员交流。产品陈列可以采用高低错落、分类展示等方式，突出重点产品。利用灯光来营造良好的展示氛围，例如，对于高端电子产品，可以使用柔和的聚光灯来突出产品的精致细节。

• 制作高质量的产品说明和宣传资料，包括产品手册、宣传单页、海报等。这些资料要用目标市场的语言编写，内容要准确、详细，包括产品的特点、优势、技术参数、使用方法、售后服务等信息。同时，资料的设计要精美，与企业品牌形象一致。

（三）人员培训

1. 产品知识培训

• 确保参展人员对展品的各种细节了如指掌，包括产品的功能、性能、技术参数、生产工艺、质量控制等方面。例如，对于机械产品，参展人员要能够详细讲解其工作原理、操作方法、维护要点等。

• 培训参展人员掌握产品的独特卖点（USP）和与竞争对手产品的差异化优势。这有助于在与客户沟通中突出产品的价值，吸引客户的关注。

2. 沟通技巧培训

• 提升参展人员的外语水平，尤其是在目标市场常用的语言。要求能够熟练运用外语进行产品介绍、商务洽谈和解答客户疑问。

• 培训沟通技巧，包括如何主动与客户打招呼、提问技巧、倾听技巧、谈判技巧等。例如，参展人员要学会用热情友好的方式开场，如 “Good morning! How are you today? Are you interested in our latest products?”，并且在与客户交流过程中，善于通过提问了解客户需求，认真倾听客户的意见和关注点，运用谈判技巧处理价格、订单数量等问题。

3. 展会礼仪培训

• 教导参展人员展会礼仪规范，包括着装要求、肢体语言、接待客户的礼仪等。着装要符合企业形象和展会的商务氛围，一般建议穿着正装。肢体语言要自然大方、积极热情，避免双手交叉、低头等消极姿势。接待客户时要注意礼貌用语、微笑服务，主动为客户提供帮助。

二、展会期间的营销与交流

（一）展位营销

1. 吸引客户注意力

• 在展位设置醒目的标识和装饰，如企业 logo 要突出、显眼，使用色彩鲜艳的横幅、气球等装饰元素（但要注意保持整体风格的专业性）。例如，在一个科技展会上，企业可以利用灯光效果和大型电子显示屏来展示品牌 logo 和产品亮点视频，吸引过往观众的目光。

• 安排一些互动活动，如产品演示、抽奖、小游戏等。产品演示可以让观众直观地了解产品的功能和操作方法。抽奖和小游戏可以增加展位的趣味性和吸引力，同时收集客户的联系方式，例如，客户参与抽奖需要留下名片或者填写简单的信息表格。

2. 有效沟通与信息传递

• 当客户来到展位时，参展人员要主动热情地迎接，用简洁明了的语言介绍企业和产品。先进行简短的企业概况介绍，如企业的历史、规模、主要市场等，然后重点介绍展品的特点和优势。例如，“Our company has been in the industry for over 20 years. We are a leading manufacturer of [product category]. Our latest product here, [product name], features [highlighted features], which can bring [benefits to customers].”

• 注意与客户的沟通节奏，给客户足够的时间观察和提问。根据客户的反馈和兴趣点，深入介绍产品相关信息。如果客户对产品的技术参数感兴趣，就详细讲解技术方面的内容；如果客户关注价格和订单细节，就重点谈交易条款。

（二）客户关系建立

1. 客户信息收集

• 准备专门的客户信息收集表格，内容包括客户的姓名、公司名称、联系方式（电话、电子邮件、网址等）、职位、业务需求等。通过与客户的沟通交流，自然地引导客户留下这些信息。例如，在介绍完产品后，可以说 “Here is a brochure of our products for you. And if you don't mind, could you fill out this form so that we can send you more detailed information later?”

• 利用数字化工具，如二维码扫描、电子名片交换软件等方式收集客户信息，提高收集效率和准确性。同时，对收集到的客户信息要及时进行整理和分类，以便展会后进行有效的跟进。

2. 潜在客户跟进策略制定

• 根据客户在展会上的表现和需求程度，将潜在客户分为不同的等级，如 A 级（非常感兴趣，有明确购买意向）、B 级（有一定兴趣，需要进一步沟通了解）、C 级（只是简单了解，暂无明确意向）。针对不同等级的客户制定不同的跟进策略。

• 对于 A 级客户，可以在展会结束后立即安排电话沟通或者邮件跟进，提供详细的产品报价、解决方案等内容，争取尽快促成订单。对于 B 级客户，定期发送企业新闻、产品更新等有价值的信息，保持联系，逐步培养他们的兴趣。对于 C 级客户，可以在重要节日或者有新产品推出时发送问候和推广信息，维持品牌印象。

三、展会后的跟进与评估

（一）客户跟进

1. 及时回复与沟通

• 展会结束后，要尽快对收集到的客户信息进行整理，对客户的询问和需求及时回复。在回复邮件中，要提及展会相遇的场景，增加亲切感。例如，“Dear [Customer Name], It was a pleasure meeting you at [Exhibition Name]. Regarding your question about our [product], here is the answer...”

• 对于在展会上有深度沟通或者明确合作意向的客户，通过电话、视频会议等方式进行更深入的沟通，进一步了解客户需求，解答客户疑问，推进合作进程。

2. 合作推进与订单促成

• 根据客户的需求和反馈，提供个性化的解决方案，包括产品定制、价格优惠、交货期安排等。例如，如果客户对产品的包装有特殊要求，企业要及时与生产部门沟通，制定满足客户需求的包装方案，并在沟通中告知客户。

• 对于有意向下订单的客户，要积极协助他们完成订单流程，包括签订合同、安排付款、生产和运输等环节。及时处理订单过程中出现的问题，确保客户满意度。

（二）展会效果评估

1. 销售指标评估

• 统计展会直接带来的订单数量和销售额，这是最直观的评估指标。同时，分析展会对后续销售的潜在影响，如展会后一段时间内（一个月、一个季度等）订单的增长情况，判断展会是否对市场拓展起到了积极的推动作用。

2. 品牌推广评估

• 评估展会对品牌知名度和形象的提升效果。通过社交媒体的曝光量、展会后的媒体报道、客户反馈等渠道来衡量品牌在目标市场的传播效果。例如，统计企业在展会相关的社交媒体话题中的提及次数、阅读量，分析媒体报道的正面或负面评价。

3. 客户反馈评估

• 收集客户对展会的反馈，包括对展品、展位布置、参展人员服务等方面的评价。可以通过发送调查问卷、电话回访等方式进行。根据客户反馈，总结经验教训，为下一次展会的改进提供参考。例如，如果客户普遍反映展品的某一功能介绍不够清晰，企业就要在下次展会中加强这方面的展示和讲解。