一、询盘（Inquiry）阶段

1. 询盘的来源

• 主要渠道包括公司网站、B2B 平台（如阿里巴巴国际站、环球资源等）、展会（线上或线下）、社交媒体（领英、Facebook 等）、客户推荐等。例如，当企业在 B2B 平台上展示产品信息后，国外买家看到感兴趣的产品就可能发起询盘。

• 有些询盘是比较笼统的，买家可能只是询问产品的基本信息，如 “你们有 XX 产品吗？”；而有些则比较具体，包含了产品规格、价格、最小起订量、包装、交货期等细节要求。

2. 询盘的处理

• 及时回复：一般建议在 24 - 48 小时内回复询盘。对于紧急询盘（如买家在邮件中注明时间紧迫），要尽快回复。回复内容应清晰、准确，包括对买家问题的回答和对自己公司及产品的简要介绍。

• 信息收集：在回复询盘的同时，要尽量收集买家的信息。如买家所在公司的名称、经营范围、规模等，这有助于后续更好地跟进。可以通过买家留下的联系方式、公司网站或者专业的商业信息查询工具来获取这些信息。

二、报价（Quotation）阶段

1. 报价准备

• 成本核算：需要考虑产品成本（包括原材料成本、生产成本、运输成本等）、利润预期、汇率波动风险等因素。例如，如果产品原材料价格波动较大，在报价时要考虑适当的缓冲空间。

• 产品信息确认：明确产品的规格、型号、质量标准等细节。确保报价的产品完全符合买家的要求。如果买家要求特殊的包装或定制服务，也要将这些因素计入报价。

2. 报价单制作与发送

• 报价单内容：一份完整的报价单通常包括产品名称、规格、数量、价格条款（如 FOB、CIF 等）、交货期、付款方式、包装方式、有效期等信息。价格条款决定了买卖双方在运输、保险等方面的责任划分。例如，FOB（Free on Board）价格意味着卖方负责将货物装上船，之后的运费、保险费等由买方承担；CIF（Cost, Insurance and Freight）价格则是卖方负责运输和保险，直到货物到达目的港。

• 发送方式：一般通过电子邮件发送报价单，邮件主题要明确，如 “Quotation for [Product Name] - [Your Company Name]”。在邮件正文中，简要介绍报价单的主要内容，并再次表达合作的诚意。

三、还盘（Counter - offer）阶段

1. 还盘的原因

• 买家可能对价格、交货期、付款方式等条款不满意。例如，买家认为价格过高，或者希望延长交货期，或者希望采用更有利的付款方式（如从 T/T（电汇）预付改为信用证付款）。

2. 应对还盘

• 分析还盘内容：仔细研究买家还盘的重点，判断哪些条款是可以协商的，哪些是不能让步的。如果买家主要对价格有异议，要考虑成本因素和市场行情，看是否有降价空间。

• 回复还盘：在回复还盘时，要保持礼貌和专业。如果同意买家的部分要求，可以在回复中明确表示，并相应地修改报价单；如果不能同意，要详细解释原因，如 “由于原材料成本上涨，我们目前的价格已经是最优惠的，无法再降低”。

四、样品确认（Sample Confirmation）阶段（如果需要）

1. 样品提供

• 样品选择：如果买家要求样品，要选择能够代表产品质量和规格的样品。对于定制产品，要按照买家的要求制作样品。确保样品的质量符合或高于正常产品的质量标准，因为样品的质量往往会影响买家的最终决策。

• 样品费用和运费：一般来说，对于新客户，样品费用可以根据产品价值和公司政策来决定是否收取。如果产品价值较高，收取一定的样品费是合理的，但可以承诺在后续订单中返还样品费。运费通常由买家承担，但也可以根据具体情况协商。

2. 样品跟踪与确认

• 跟踪样品发送情况：及时告知买家样品已经发送，并提供快递单号等物流信息，方便买家查询。

• 等待买家反馈：等待买家对样品进行测试和评估。买家可能会提出一些修改意见或者直接确认样品符合要求。如果买家提出修改意见，要及时与技术部门或生产部门沟通，看是否能够满足要求。

五、订单确认（Order Confirmation）阶段

1. 订单细节核对

• 在收到买家的订单后，要仔细核对订单的各项细节，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等，确保与之前协商的内容一致。如果发现任何不符之处，要及时与买家沟通确认。

2. 签订合同或订单确认书

• 根据协商的结果和公司的规定，签订正式的合同或发送订单确认书。合同或订单确认书是双方交易的法律文件，要明确双方的权利和义务。内容应包括详细的产品信息、价格条款、交货条款、付款条款、违约责任等。一般通过电子邮件或传真发送合同 / 订单确认书，要求买家签字回传，以表示确认。

六、生产与备货（Production and Stock - up）阶段

1. 生产安排

• 将订单信息及时传达给生产部门，安排生产计划。生产部门要根据交货期合理安排生产进度，确保按时完成生产任务。在生产过程中，要加强质量控制，定期检查产品质量，确保产品符合合同规定的质量标准。

2. 备货与包装

• 在产品生产完成后，要进行备货工作。根据订单数量清点产品，确保数量准确无误。同时，按照合同规定的包装方式进行包装。包装要牢固、美观，并且能够保护产品在运输过程中不受损坏。如果产品有特殊的包装要求，如防潮、防震等，要严格按照要求执行。

七、运输（Transportation）阶段

1. 运输方式选择

• 根据产品的性质、数量、交货期和客户要求选择合适的运输方式，主要有海运、空运、陆运等。海运适合大批量、对交货期要求不是特别紧急的货物；空运则适用于小批量、高价值、紧急的货物。例如，对于服装等时效性不是很强的产品，海运是比较经济实惠的选择；而对于电子产品配件等急需的货物，空运可能更合适。

2. 运输单据准备

• 不同的运输方式需要准备不同的运输单据。对于海运，主要有提单（Bill of Lading）；空运有空运单（Air Waybill）。提单是货物所有权的凭证，在货物到达目的港后，收货人凭提单提货。同时，还要准备其他相关的单据，如商业发票、装箱单、原产地证书等，这些单据用于海关清关和客户提货等用途。

八、付款（Payment）阶段

1. 付款方式跟进

• 如果采用 T/T 付款方式，要按照合同规定的时间和金额向买家发送付款通知，提醒买家付款。对于信用证（Letter of Credit）付款，要仔细审核信用证条款，确保与合同一致。如果发现不符点，要及时要求买家修改信用证。

2. 收款确认

• 在收到款项后，要及时确认收款，并通知相关部门（如物流部门）可以发货或者办理其他后续手续。如果是通过银行转账等方式收款，要核对银行账户信息和金额是否正确。

九、售后服务（After - sales Service）阶段

1. 客户跟进与反馈收集

• 在货物交付后，要及时跟进客户，询问客户对产品和服务的满意度。可以通过电子邮件、电话或者在线调查问卷等方式收集客户反馈。对于客户提出的问题或者投诉，要积极处理，及时解决。

2. 质量问题处理

• 如果客户反馈产品存在质量问题，要按照合同规定和公司的售后服务政策进行处理。可能需要提供维修、更换、退款等服务。良好的售后服务有助于维护客户关系，提高客户的忠诚度，并且可能为后续的合作打下良好的基础。